С 2023 года вступят в силу новые правила распространения бланков трудовых книжек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года вступят в силу новые правила распространения бланков трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему
В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.
Пример оформления выдачи бланка
Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:
- Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
- Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
- Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
- Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
- Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.
Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.
Учет книжек, предоставленных без взимания платы
Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:
- Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
- Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
- В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.
Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает.
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?
Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.
Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?
Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.
Требования к регистрационным журналам
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- даты оформления журнала.
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
Как правильно вести бухучет в бюджетном учреждении
Для того чтобы разобраться в понятиях, обозначающих различные организации, финансируемые из бюджета, обратимся к закону «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 № 7-ФЗ. В основном под бюджетными организациями подразумеваются те, что созданы государством. Таким образом, наиболее обобщенным понятием является термин «государственные (муниципальные) учреждения» (далее — госучреждения). Они учреждаются Российской Федерацией, ее субъектом или муниципалитетом. В соответствии с п. 2 ст. 9.1 закона № 7-ФЗ госучреждения классифицируются как:
Ввести план поступлений (выбытий) можно двумя способами: с помощью помощника ввода плановых показателей или вводом документа «Плановые назначения», которые также находятся в разделе «Плановые показатели деятельности». Плановые назначения вводятся отдельно по каждому плану в разрезе статей плана.
Органы и учреждения, которые передали полномочия ведения бюджетного учета по решению высшего исполнительного органа или местной администрации, будут применять новые формы электронной первички. Среди них: решении о командировании на территории РФ, решение о командировании на территорию иностранного государства, заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема и пр.
Для хранения перечня планов ФХД используется справочник «Планы поступлений (выбытий)». Планы поступлений (выбытий) хранятся в регистре сведений «Планы по поступлениям (выбытиям) организации». Информация по планам ФХД вводится отдельно по доходам (КДБ), расходам (КРБ) и источникам финансирования (КИФ), а также раздельно по КФО и плановым периодам. («Планирование и санкционирование» – Раздел «Плановые показатели деятельности» – «Планы поступлений (выбытий)».
В порядок применения КОСГУ № 209н внесли поправки. Доходы от возмещения затрат на мероприятия по сокращению травматизма и профзаболеваний, а также санаторно-курортное лечение теперь отражают по подстать 139 КОСГУ. При учете затрат на покупку прав пользования НМА по-прежнему нужно применять подстатью 226 КОСГУ. Есть и другие новшества.
Учет трудовых книжек и операций по их выдаче
Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.
Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).
Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н[2]).
Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ).
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Также мы рассмотрим вопросы: как хранить трудовые книжки; как производится выдача документов сотруднику на руки при увольнении и оформлении пенсии; какова ответственность работодателя за нарушение учета и хранения.
Диетическое питание, редакция 2. Федеральные регистры, редакция 3. Федеральные регистры. Видеоинструкции 1С:Предприятие 8. Инструкция по получению программных лицензий 1С-Отчетность. Руководство пользователя 1С:Предприятие 8 1С-Отчетность. Руководство пользователя. Руководство пользователя 1С:Электронное обучение 1С:Договоры 8.
Методическая поддержка Методика разработки обучающих и демонстрационных видеороликов Что взять за основу для собственной конфигурации. Видеоурок Как разработать простое прикладное решение. Видеоурок Платформа 1С:Предприятие 8. Тестовая версия Платформа 1С:Предприятие 8. Документация 1cFresh. Технология публикации решений 1cFresh. Технология разработки решений 1cFresh. Автоматизированное развертывание тестового стенда 1cFresh.
Учитывая данные изменения, КУ пришлось скорректировать локальные документы, регламентирующие способы и методы ведения БУ, то есть обновить учетную политику. Утвердить данные изменения нужно было еще в декабре 2022 года. Проверить учетную политику на 2022 год для казенных учреждений, новшества — все ли изменения учтены в главном документе, можно в статье «Учетная политика: как составлять по новым требованиям».
Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
- Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
- Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
- Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
- Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
- Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
- Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
- Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
- В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.
Приобретаем и выдаем трудовые книжки
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Бухгалтерский Учет Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении В 2022 Году
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В части ведения бухгалтерского учета библиотечного фонда учетной политикой на 2022 год могут быть предусмотрены следующие положения:
— введение в Рабочий план счетов дополнительных аналитических кодов (разрядов) к счетам 0 101 08 000 и 0 104 08 000 в целях обособленного учета объектов библиотечного фонда;
— ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках;
— критерии существенности при принятии решения об объединении объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект;
— порядок определения стоимостных оценок библиотечного фонда, полученного в рамках необменных операций;
— способ начисления амортизации объектов библиотечного фонда.
Бухучет выдачи трудовых книжек работникам в бюджетной организации
На заметку
С 14.09.2014 не требуется по окончании каждого месяца составлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Для контроля за использованием бланков бухгалтерия на ответственного исполнителя открывает карточку-справку по выданным и использованным БСО . Записи в карточке-справке о получении и использовании ответственным исполнителем бланков производятся на основании приходно-расходных накладных на БСО и актов на списание использованных БСО.
В конце каждого месяца созданная в организации комиссия проводит проверку использованных ответственными исполнителями бланков трудовых книжек. Списание с учета использованных бланков осуществляется на основании акта на списание использованных БСО . При этом полагаем, что наряду с актом на списание необходимо оформить первичный учетный документ, на основании которого производится запись по списанию бланков в бухучете, например, бухгалтерскую справку-расчет. Использовать акт на списание использованных БСО в качестве первичного учетного документа организация может в том случае, если дополнит форму стоимостными показателями .
Заполнять трудовую книжку «от руки» необязательно
В новых правилах ведения трудовых книжек «узаконят» право организации проставлять штампы.
По действующим сейчас правилам Инструкции № 68, записи в трудовую книжку можно вносить только ручкой: перьевой, гелевой или шариковой.
Правда, многие давно уже вместо вписывания данных о компании, ставят в книжке штамп со всеми необходимыми реквизитами. Роструд разрешил это делать письмом 19.08.2015 № 1922-6-1.
Теперь, ставить штампы в трудовой книжке разрешать на официальном «высоком» уровне — пропишут в новых правилах.
Цитата из новых правил: записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Сведения о трудоустройстве
При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.
Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:
- В 1 графе указывается порядковый номер записи;
- Во 2, дата зачисления работника в организацию;
- В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
- В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
- В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.