Лимит кассы: кто должен установить и как рассчитывать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Лимит кассы: кто должен установить и как рассчитывать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Абсолютно все категории, установившие лимит денег в кассе, обязаны соблюдать его, то есть работать без превышения лимита кассы на момент закрытия смены. Если организация относится к малому бизнесу, то расчет лимита остатка наличных денег в кассе ей делать не обязательно. Если приказ был составлен ранее, то в таком случае предприниматель обязан составить приказ об отмене лимита кассы.

Формулы для расчёта лимита кассы в 2023 году

В компаниях процессы, связанные с движением наличных средств, организованы по-разному. В одних организациях деньги поступают в кассу и не тратятся, а в других – расходуются в больших объёмах (например, чтобы погасить задолженность перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита кассы происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.

ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:

• расчёт лимита на основе поступления наличных средств;
• расчёт лимита на основе расхода наличных средств.

Неутвержденный лимит кассы

Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.

А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.

Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.

Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году

За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:

• оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;

• осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;

• нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:

• 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,

• 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.

Лимит остатка кассы на 2021 год: кто должен соблюдать

ЦБ РФ в Указании от 11 марта 2014 № 3210-У (далее — Указание) определяет требования для юридических лиц, которые работают с банкнотами и монетой Банка России на территории страны, а также устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и субъектов малого бизнеса. Указание не действует в отношении деятельности ЦБ РФ и кредитных организаций.

Юридические лица должны хранить в месте проведения кассовых операций сумму наличности, не превышающую лимит, установленный распорядительным документом организации. То есть нормативный остаток определяет руководитель компании с помощью формулы, предлагаемой Центробанком (об этом поговорим позже). В расчет принимают характер деятельности юрлица и объемы поступлений или выдачи наличности. Хранить больше утвержденного максимума разрешается в день выплаты:

• заработной платы;
• пенсий;
• стипендий;
• социальных пособий.

Расчет лимита по выручке

Формула для расчетов по выручке выглядит так:

ЛВ = В / РП * ПВ,

где ЛВ – лимит остатка наличных кассы, установленный по показателю выручки, т.р.;

В – общая сумма доходов компании за выбранный период, т.р.;

РП – период расчета не более 92 дней, дн.;

ПВ – промежуток времени между днями сдачи выручки в банк (не более 7 рабочих дней, дн.

Период расчета – это:

• отрезок времени, который прошел, но с начала года;
• отрезок времени максимального поступления доходов;
• аналогичный отрезок времени прошлых периодов (лет).

Важно! При определении периода расчетов могут приниматься ко вниманию и периоды наибольших поступлений денег, а также динамика объемов поступлений наличных средств за подобные промежутки прошлых лет.

Пример 1. Компания ООО «Феникс» занимается ведением торговой деятельности. График работы — без выходных. Период инкассации – 4 дня.

Поступления за 4 квартал:

• октябрь 2023: 850 т.р.
• ноябрь 2023: 934 т.р.
• декабрь 2023: 1065 т.р.

Сумма лимита рассчитывается так:

• 850 + 934+ 1065 = 2849 т.р. — общая сумма доходов;
• 2849 / 92 = 31 т.р.;
• 31 * 4 = 124 т.р.

Таким образом, рассчитанный лимит по выручке составит 124 т.р.

Что изменилось в структуре ПФХД: таблица

Новая форма, введенная в действие с 01.01.2020	Прежняя форма, действующая до 31.12.2019
—	Текстовая (описательная) часть
—	Таблица 1. Показатели финансового состояния учреждения (подразделения)
Раздел 1. Поступления и выплаты	Таблица 2. Показатели по поступлениям и выплатам учреждения (подразделения)
Раздел 2. Сведения по выплатам на закупки товаров, работ, услуг	Таблица 2.1. Показатели выплат по расходам на закупку товаров, работ, услуг учреждения (подразделения)
—	Таблица 3. Сведения о средствах, поступающих во временное распоряжение учреждения (подразделения)
—	Таблица 4. Справочная информация
Обоснования (расчеты) плановых показателей по поступлениям	—
Обоснования (расчеты) плановых показателей по выплатам	Расчеты (обоснования) плановых показателей по выплатам

Лимит остатка кассы на 2019 год

Предельно допустимой суммой наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций в госучреждении после завершения рабочей смены и выведения остатка по кассовой книге, называют лимит остатка кассы.

Организация самостоятельно определяет лимит остатка наличности, это закреплено в п. 2 Указаний ЦБР №3210-У. Но это не означает, что руководитель или иное должностное лицо госучреждения вправе установить любую сумму денег.

Правильный расчет лимита остатка кассы должен быть проведен в определенном порядке, иначе организацию могут наказать. Причем произведенные расчеты придется закрепить в локальном акте бюджетного учреждения. Также в распоряжении руководителя обязательно должны быть назначены ответственные лица, обычно это кассир и главный бухгалтер.

Утвержденные предельно допустимые суммы можно пересчитывать в любой момент времени, либо не пересчитывать вовсе, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. Что это значит? Если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день. И наоборот, если в организации замечено снижение движения налички, то уменьшать лимит не обязательно.

Как рассчитать лимит остатка кассы

Порядок вычисления закреплен в Приложении к Указаниям ЦБР №3210-У. Алгоритм предусматривает два вида расчетов: по поступлениям или по выбытиям. Чтобы организации составить правильные вычисления, следует определить, каких операций больше.

Например, бюджетное учреждение «Музей» принимает оплату за билеты наличными денежными средствами. 90% расходов организации производится безналичными расчетами. Следовательно, максимально допустимую сумму налички нужно рассчитывать первым способом — по поступлениям. Или наоборот, казенное учреждение «Сельская школа» выдает сотрудникам наличные средства под отчет (командировочные, приобретение ГСМ, запчастей, хозяйственных и канцелярских товаров). Поступления от предпринимательской деятельности отсутствуют. В таком случае, рассчитывать нужно по выбытиям.

Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается по формулам. Разберем каждую отдельно.

Лимит остатка наличных денег

В соответствии с п. 2 Указаний № 3210-У именно юридическое лицо своим распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму денег, которая может храниться в месте проведения кассовых операций, то есть лимит остатка наличных денег. При этом в части определения такого лимита в отношении подразделений юридического лица разъяснен порядок только в случае сдачи обособленным подразделением наличных денег на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке или в кассу юридического лица. В таком случае лимит остатка наличных денег устанавливается обособленному подразделению руководителем головной организации в соответствии с одной из формул, приведенных в приложении к Указанию № 3210-У.

В то же время в отношении филиалов учреждения, которым открыты лицевые счета в органе казначейства и которые наделены полномочиями по ведению бухгалтерского учета, соответственно, самостоятельно осуществляют операции с денежной наличностью через кассу обособленного подразделения, сдают выручку на свой лицевой счет Указания № 3210-У каких-либо разъяснений по вопросу кем и как устанавливается лимит остатка наличных денег не содержат.

С одной стороны, учитывая особый статус филиала, право устанавливать лимит остатка наличных денежных средств в кассе может быть закреплено за филиалом.

С другой стороны, филиал в соответствии с нормами законодательства не является юридическим лицом. Кроме того, филиал не является самостоятельным субъектом учета и отчетности (п. 4 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора “Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора”, утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н). Так, с точки зрения стандарта субъектом бухгалтерского учета и отчетности является именно учреждение, а не филиал.

Так как данный вопрос не урегулирован, конкретный порядок установления лимита остатка денежной наличности в кассе в отношении филиалов разрабатывается юридическим лицом (головным учреждением) самостоятельно и закрепляется в рамках формирования своей учетной политики. При этом юридическое лицо может либо оставить за собой право устанавливать лимит денежной наличности в кассе учреждения (филиалов), либо закреплять такую обязанность за каждым филиалом. При принятии решения, прежде всего, необходимо исходить из специфики деятельности учреждения.

Лимит остатка денежных средств в кассе: важные нюансы

ИП на ЕНВД также могут отказаться от лимита остатка наличных в кассе, как и от ведения приходных и расходных ордеров. Кроме того, они могут не использовать онлайн-кассы до 1 июля 2019 года. Им достаточно выдавать кассовые чеки и квитанции — документы, подтверждающие получение наличных. Подробнее: отсрочка онлайн-касс до 2019 года.

До дедлайна еще есть время, но лучше поставить онлайн-кассу заранее. Во-первых, будет время освоиться с новыми правилами, во-вторых, успеете оформить налоговый вычет до 18 000 рублей, в-третьих — сможете сразу оценить преимущества:

• удобство расчетов,
• экономию на печати БСО,
• простоту в инвентаризации,
• оперативность в обслуживании покупателей.

Закажите кассу у нас — в комплекте ОФД и ФН на 15 или 36 месяцев и кассовая программа «Касса МойСклад» для Win, Android или Linux. Мы проведем онлайн-обучение и поможем импортировать товары и цены.

У кассовой дисциплины для ООО есть особенности. Обратите внимание, что:

• Надо устанавливать лимит кассы и обеспечивать его соблюдение.
• Компании должны вести ПКО, РКО и кассовую книгу.
• Внутри компании назначается сотрудник, ответственный за правильность проведения кассовых операций.
• Надо фиксировать все операции с денежными средствами.
• Полученные средства должны использоваться только на те цели, на которые они выдавались.
• У ООО есть расходы, где нельзя использовать наличные. Например, платежи за аренду недвижимости, выплаты по дивидендам или процентов по кредиту.

Это решает руководитель организации. Указанием ЦБ РФ период не определен, но в письме Центробанка от 15.02.2012 № 36-3/25 сказано, что пересматривать лимит кассы следует, если объем поступления или выдачи наличных значительно изменился.

Превышение лимита кассы допускается в случае:

• выдачи зарплаты, стипендий и прочих выплат,
• работы компании в выходные и праздничные дни.

Лимиты кассы для малых предприятий в 2021 году

Важно! Лимит кассы устанавливают в полных рублях, а полученные суммы округляют по математическим правилам.

Если в компании есть подразделения, которые самостоятельно не сдают наличные в банк, а отправляют в главный офис, то лимит рассчитывается исходя из выручки всех подразделений. Для расчета используется формула:

Л = НП / РП х ПС, где

Л – лимит остатка денежных средств в кассе, рублей;

НП –наличные денежные средства, поступающие в течение расчетного периода в кассу, рублей;

РП – число дней расчетного периода;

ПС – число дней между сдачей наличных в банк.

Какой период будет расчетным, компания вправе определить сама, но при этом следует помнить, что он не должен превышать 92 рабочих дня. Учитываются именно рабочие дни, иначе рассчитанный лимит может получиться в завышенном размере. Наличные в банк компания может сдавать не реже 1 раза в 7 или 14 рабочих дней (если компания расположена в населенном пункте, где нет банка).

Пример расчета

В ООО «ВЕГА» 5-дневная рабочая неделя. Для расчета лимита кассы на 2021 год используются показатели 4 квартала 2018. Поступившая в кассу за данный период времени выручка составляет 1 000 000 рублей. Количество рабочих дней в расчетном периоде составляет 65 дней. Сдача наличных происходит раз в 3 дня. И Произведем расчет лимита кассы:

1 000 000 / 65 х 3 = 46 154 рублей.

Расчет лимита кассы по выданным наличным из кассы производится с учетом всех выдаваемых средств, кроме: заплат, стипендий и др., производимых сотрудникам выплат. Формула для расчета:

Л = НВ/ РП х ПС, где

Л – лимит остатка денежных средств в кассе, рублей;

НП –наличные денежные средства, выдаваемые в течение расчетного периода из кассы, рублей;

РП – число дней расчетного периода;

ПС – число дней между сдачей наличных в банк.

ООО «ВЕГА» не принимает наличные, а покупатели рассчитываются через отделение банка. Лимита кассы на 2021 год рассчитаем на основании 4 квартала 2018 года. Деньги, выданные по расчетам с поставщиками в данном периоде составили 2 000 000 рублей. Получает ООО «ВЕГА» в банке наличные 1 раз в 2 дня. Число рабочих дней в расчетном периоде равно 65 дня. Рассчитаем лимит:

2 000 000 / 65 х 2 = 61 538 рублей.

Вопрос: Что делать с суммой, оставшейся в кассе сверхустановленного лимита?

Ответ: Иногда компания вправе оставить в кассе деньги в сумме, превышающей лимит. К ним относят следующие ситуации:

1. В дни выдачи заработной платы, но не более 5 дней, включая день снятия наличных со счета.
2. В выходные и праздничные дни организации, если в эти дни проводились кассовые операции.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Определение лимита остатка кассы на 2020 год

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Виды кассовых поступлений и их контроля

В НКО могут поступать наличные и безналичные средства от физических лиц при различных операциях. Например, это могут быть поступления пожертвований; членских и вступительных взносов; оплата за услуги или товары и т.д. Порядок оформления таких операций зависит от способа оплаты (наличным или безналичным) и от того, относятся эти поступления к коммерческой или некоммерческой деятельности.

Пример. В НКО поступили следующие средства: членский взнос 100 р. наличными, оплатили картой 200 р. за услуги, 300 р. пожертвовали переводом на расчетный счет с карты, 400 р. оплатили наличными за товар. Для правильного оформления таких операций необходимо: на 100 р. сформировать ПКО и отразить его в кассовой книге (чек не нужен); на 200 р. выдать кассовый чек (ПКО не нужно); 300 р. отразятся в выписке расчетного счета (чек или ПКО не нужны); 400 р. пробить по кассе и выдать чек.

Каждая организация (или ИП) сама устанавливает лимит кассы, однако не придумывает его, а именно рассчитывает по определенной формуле, которую Центробанк утвердил в своем Указании №3210-У.

Формула расчета лимита кассы: СП / РП * Дн

Обозначение	Значение	Пояснение
СП	Сумма поступлений	Выручка предприятия или ожидаемая выручка (если работа еще не начата) за произвольный расчетный период
РП	Расчетный период	Количество рабочих дней, за которое рассчитывалась выручка. Может быть любым от 1 до 92
Дн	Число дней между инкассациями	Выбирается произвольно, но не более 7 рабочих дней, а для предприятий в удаленной местности — не более 14

Лимит кассы рекомендуется округлять до рублей, отбрасывая копейки.

Похожие записи:

• Ветеран труда федерального значения сумма выплаты с 2023 года
• Учетная политика для НКО на 2023 год
• Оклады военнослужащих в 2023 году