ГЛАВА 1. Понятие справки и общая характеристика документа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ГЛАВА 1. Понятие справки и общая характеристика документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
-
дата выдачи справки;
-
описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);
-
наименование органа, в который будет представлена справка;
-
Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
* * *
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
-
в день увольнения;
-
либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Справки о доходах: 2-НДФЛ
Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:
- Для физических лиц по форме 2-НДФЛ.
- По форме банка для получения кредита или займа.
- С целью получения визы.
- Для государственных служащих.
Самый распространенный вид справки — справка 2-НДФЛ. Оформлением данного документа занимается бухгалтерия организации, где работает сотрудник. Для предприятия, которое является налоговым агентом — это типовая форма предоставления отчетности в налоговую инспекцию. В ней содержатся сведения относительно полученного дохода за конкретный период, чаще всего полгода-год, и сумма удержанных в пользу государства налоговых сборов и вычетов. Сотруднику такая справка может понадобиться, например, для предоставления в банк при подаче заявки на кредит с целью подтвердить свою платежеспособность. Трудовым кодексом определен срок ее изготовления — три рабочих дня с момента подачи заявления. Действительна она один месяц со дня выдачи.
В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:
- Данные о работодателе (полное наименование организации, юридический адрес, телефон).
- Информация о сотруднике, на чье имя она оформлена.
- Размер налоговой базы (13%).
- Налоговые вычеты с указанием кодов (сюда входят инвестиционные, социальные, имущественные, стандартные).
- Общий размер полученного за указанный период дохода и произведенных удержаний.
С тех пор как кредит перестал быть сложным в плане сбора пакета документов, условий и прочего, оформление справок для банка — ни для кого не редкость. Это альтернатива справке по форме 2-НДФЛ. С помощью нее возможно указать сведения о доходе, которые работодатель не может отразить в стандартном документе. Если данный документ необходимо представить в банк, то последний, как правило, предоставляет либо образец, либо готовый бланк для заполнения работодателем. Есть еще один вариант, когда организация, в которой работает сотрудник, оформляет справку на фирменном бланке с отражением следующих реквизитов:
- Должность работника, его фамилия, имя, отчество.
- Дата принятия на работу или сведения о стаже. Если заключен срочный трудовой договор, то указывается дата его окончания.
- Размер заработной платы за последние шесть месяцев (может быть указан иной период в зависимости от требований получателя справки). В ряде случаев может быть указана величина произведенных налоговых удержаний, однако это не является обязательным.
- Данные о работодателе, его полный юридический и фактический адрес, наименование, контактные телефоны.
- Подпись руководителя, главного бухгалтера (если он в штате отсутствует, в справке должно быть на то указание), печать организации.
Как составить справку?
Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.
В правом верхнем углу указывается место представления справки.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Реквизиты справки следующие:
- место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
- название и координаты организации, выдавшей справку,
- штамп организации, выдавшей справку,
- наименование вида документа,
- дата,
- текст справки,
- подпись должностного лица,
- печать организации.
Справка для отчетности госслужащих
Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.
Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:
- Данные о полученных доходах (подразумеваются как имущественные, так и денежные средства), о наличии акций и ценных бумаг.
- Сведения о расходах, здесь отражаются все крупные покупки, сумма которых больше доходов всех работающих членов семьи за последние три года. Это может быть приобретение недвижимости, автотранспорта, гаража.
- Данные относительно имеющегося в собственности имущества.
- Перечень счетов, открытых в кредитных организациях и банках (депозитные, карточные, текущие).
- Сведения о владении имуществом или временном пользовании.
Отличия справки – объективки от других подобных документов
Частично этот вопрос рассматривался выше. Тем не менее, в этом разделе укажем особенности, характерные для документов, характеризующих работника.
- Резюме. Составляет его сам работник, обычно при поиске нового места трудоустройства. Форма абсолютно свободная. Документарное подтверждение указанных фактов может потребоваться только на этапе рассмотрения резюме потенциальным работодателем.
- Характеристика. Наиболее схожа со справкой – объективкой, однако превышает ее по объему и может содержать субъективные оценки лица, составлявшего документ. Это касается как деловых, так и личностных качеств сотрудника. Составляется в относительно свободной форме или руководителем, или самим работником (что на практике встречается чаще всего), а руководитель только подписывает готовый документ.
- Автобиография. Используется в личном деле. В этом документе сам сотрудник в достаточно краткой форме рассказывает о своем жизненном пути: когда и где родился, когда и где учился, когда и где работал. Указывается специальность по диплому, занимаемые ранее должности, поощрения и награды. Не забывают о перечне и степени владения иностранными языками, личностных и профессиональных качествах, имеющихся сертификатах и свидетельств о квалификации.
Иванова Наталья Ивановна, педагогический стаж 24 года, первая квалификационная категория.
В работе применяет следующие инновационные технологии: проектную, личностно-ориентированную, игровую, здоровьесберегающую. Осуществляет систематическую работу, связанную с заполнением электронной и бумажной версий портфолио воспитанников, применяет при этом информационно-коммуникативные навыки и умения.
В проектной работе осуществляет формировании позитивного отношения детей к окружающей действительности. Воспитатель старается раскрывать индивидуальные способности каждого ребенка, следит за личностным ростом детей.
Наблюдается позитивная динамика вовлеченности дошкольников в проектную работу, создание коллективных творческих работ за последние три года. Являясь воспитателем средней группы, Наталья Ивановна стремится к созданию для своих подопечных ситуации успеха.
Результаты проведенного мониторинга показали, что за последние три года наблюдалось повышение уровня формирования коммуникативных компетентностей, инициативности, исследовательского интереса, любознательности с 58 процентов (низкий уровень) до 80 процентов (высокий уровень).
Ежегодно наблюдается увеличение количества детей, которые участвуют в международных и всероссийских конкурсах. У воспитателя есть победители, призеры мероприятий, посвященных изучению дошкольниками правил дорожного движения.
Воспитатель за анализируемый промежуток времени провела работу по апробации проектной технологии на базе дошкольного образовательного учреждения. Ею были проведены педагогические проекты, направленные на коррекцию нарушений осанки, зрения дошкольников.
Работа осуществлялась в тесном контакте с медицинским работником ДОУ.
Где ее обычно спрашивают
Наиболее часто подобную справку просят предъявить в следующих организациях:
- Кредитные организации при оформлении займа.
- Органы соцзащиты, когда проситель обращается за госпомощью.
- Пенсионный фонд. Здесь поданные предприятием данные помогут при оформлении или корректировки пенсионных выплат.
- Соцстрах. По сведениям будут назначаться пособия. К тому же справка явится подтверждением того, что пособие не получается по месту работы.
- Управляющие компании при назначении льгот на коммуналку.
- УФМС при получении загранпаспорта.
- Суд и другие правоохранительные органы.
- Прочие организации.
Несмотря на то, что строгого бланка справка не имеет, не стоит относиться к ее выписке спустя рукава, так как во многих случаях именно она становится определяющим фактором для вынесения того или иного решения.
Ведь это не просто бумажка с данными по предъявителю, а официальный документ, подтверждающий сведения о подателе.
Основные правила заполнения
Их немного, но лучше всего их придерживаться:
- Все сведения, указываемые на ней, должны быть достоверными. Если же указанная информация будет ложной или искажена, то предприятию, давшему их, могут приняты серьезные штрафные санкции.
- Если на бланке не будет перечня приложений, то они будут признаны недействительными.
- Документ может иметь рукописную форму, единственное, что требуется при этом, – чтобы у писавшего был разборчивый почерк, а прописанная цифрами информация читалась однозначно.
- Лист, на котором излагаются данные, должен быть формата А4. Если же справка выпишется на листе меньшего формата А6, то некоторые адресаты ее просто не примут, например, от такого формата отказываются посольства.
- Справка должна выдаваться как минимум в двух экземплярах, максимальное количество не ограничивается. Единственное требование – это чтобы каждый экземпляр был заверен надлежащим образом.
- Недопустимо, чтобы справка имела исправления. Нельзя исправлять неточности, ошибки, помарки. Вместо этого оформляется новая справка без написания соответствующего заявления на нее.
- При получении справки работник должен зафиксировать этот факт в специальном журнале своей подписью.
Выдачей справок заведуют различные структуры предприятия в зависимости от предоставляемой информации. Если требуется справка о работе и занимаемой должности, то данные предоставляются кадровым отделом, если же требуются сведения о зарплате, то идти нужно в бухгалтерию.
Где ее обычно спрашивают
Наиболее часто подобную справку просят предъявить в следующих организациях:
- Кредитные организации при оформлении займа.
- Органы соцзащиты, когда проситель обращается за госпомощью.
- Пенсионный фонд. Здесь поданные предприятием данные помогут при оформлении или корректировки пенсионных выплат.
- Соцстрах. По сведениям будут назначаться пособия. К тому же справка явится подтверждением того, что пособие не получается по месту работы.
- Управляющие компании при назначении льгот на коммуналку.
- УФМС при получении загранпаспорта.
- Суд и другие правоохранительные органы.
- Прочие организации.
Несмотря на то, что строгого бланка справка не имеет, не стоит относиться к ее выписке спустя рукава, так как во многих случаях именно она становится определяющим фактором для вынесения того или иного решения.
Справка с места работы: как выглядит
Справка с места работы представляет собой документ, подтверждающий фактическое трудоустройство человека. В ней отражается информация о компании, должности сотрудника, даты его трудоустройства. В некоторых случаях, если этого требует ситуация, в документ включаются сведения о средней заработной плате.
Унифицированной формы справки не существует. Как правило, она составляется на листе формата А4 при помощи компьютерной техники.
Некоторые фирмы предпочитают заранее подготавливать бланки, а затем заполнять их. Информация, которая указывается в справке, может быть представлена в печатном, письменном, либо в печатно-письменном виде. То есть, документ можно:
- набрать на компьютере и распечатать;
- создать при помощи печатной машинки;
- заполнить заранее подготовленный бланк;
- написать от руки.
Главное – это наличие сведений о трудоустройстве человека, компании, где он трудится, дате приема на работу, а также ФИО руководителя, его подпись и печать фирмы.
В каких случаях предоставляют справку
Документ выдается организацией на основании требования работающего или уволившегося сотрудника. В нем инспектор отдела кадров или другое уполномоченное, ответственное за данную работу, лицо подтверждает место работы, должность, трудовой стаж, а также заработную плату заявителя.
Документ может быть востребован для предоставления в любую инстанцию, которая его запрашивает:
- для проведения банковских операций
- правоохранительные органы
- в консульство и посольство с целью оформления визы
- в местные органы самоуправления
- госучреждения
- с целью обращения в суд
- в другие организации
Мы разделили справки на следующие виды по назначению:
- Руководства и инструкции пользователя (оператора, программиста, администратора) — классические справочные документы, которые содержат набор инструкций и описание функционала ПО в зависимости от квалификации пользователя. Предназначены в основном для печати (имеют бумажный вариант).
- Quick start (Быстрый старт), Getting started (С чего начать) — небольшие (до 10 листов) руководства, цель которых — быстро научить пользоваться продуктом и получить конечный результат. Могут создаваться, пока ещё нет полного руководства, или могут быть частью большого хелпа (со ссылками на соответствующие подробные описания).
- Online help, WebHelp (Онлайн справка) — хелп, который доступен на сайте производителя. Обычно выполнен в стиле сайта. Очень удобен, так как не нужно сохранять его на локальном диске, в него встроен поиск и кейворды. Онлайн справка помогает улучшить SEO.
- Wiki (вики) — веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут самостоятельно изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Плюсы: пользователи сами пишут хелп. Минусы: необходимо изучить вики-разметку, возникают сложности при установке wiki-движка.
- Статьи «How to…» — статьи (или разделы справки), направленные на решение одной конкретной задачи (пример “Как расшарить USB устройство для компьютеров в локальной сети?”). Как правило, такие статьи содержат конкретную последовательность действий с несколькими скриншотами, описанием возможных проблем и их решением. Данные тексты можно использовать для размещения в сети (включая в них кейворды), что способствует продвижению продукта. В конце статьи How to можно разместить обучающее видео.
- FAQ (ЧАВО) — вопросы и ответы на них; часто располагаются в конце справки после раздела Troubleshooting. Если предвосхитить большинство таких вопросов и раскрыть их в справке, то можно существенно снизить нагрузку на службу поддержки. Данный раздел рекомендуется постоянно обновлять, основываясь на письмах и отзывах пользователей.
- EULA (Лицензионные соглашения), Terms of Service (Условия использования), Privacy Policy (Политика конфиденциальности) — разделы справочной документации, которые регулируют юридические отношения между производителем и пользователем, устанавливают ответственность сторон, а также указывают авторские права. Лучше доверить написание этих текстов юристу, чтобы он избавил вас от ответственности за то, что с помощью вашей программы взломали сеть Пентагона.
Что такое и цели справки
Исследование работ, возникших проблем, анализ сложившейся ситуации – это основные причины составления аналитической справки. Цели такого документа сводятся:
- к выявлению проблемных участков. К примеру, почему на предприятии снизились продажи продукта, в то время как число заказчиков увеличилось, и цена осталась прежней;
- к разрешению проблемных участков. В аналитической записке должны быть даны выводы по сложившейся ситуации, а также мероприятия, которые решат данные проблемы;
- анализ сложившегося положения. Зачастую руководство заказывает аналитику по предприятию за квартал или прошедший год;
- для дачи оценки работы отделу, коллективу или отдельному работнику. Так, подобная аналитическая справка (пример написания есть на нашей странице) составляется для дальнейшей аттестации работника (менеджера, учителя, воспитателя, руководителя отдела и прочее).