Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.
- НДФЛ:
НДФЛ нужно уплатить в срок до 28.02.202.
Сроки перечисления НДФЛ по выплатам при увольнении определяются по правилам п. 6 ст. 226 НК РФ следующим образом:
- налог, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января текущего года включительно, надо уплатить до 28 января этого года включительно;
- налог, исчисленный и удержанный за период с 23 по 31 декабря текущего года включительно, надо уплатить не позднее последнего рабочего дня этого календарного года;
- во всех остальных случаях налог, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца включительно, надо заплатить до 28-го числа текущего месяца включительно.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ?
Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.
Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:
- представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
- подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
- предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
- для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
- подачи пакета документов для получения льгот и т.д.
Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.
Что такое справка 2-НДФЛ
НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.
Изменения в документе 2-НДФЛ
Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:
- Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
- Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:
- Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
- Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
- Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).
Ответственность за невыдачу документов
Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.
К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.
Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.
Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ
Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.
Сначала в документе оформляется «шапка»:
- полное название организации, в которой вы трудитесь;
- должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
- свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
- подробные паспортные данные (по мере необходимости);
- свой номер телефона (для связи).
Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:
- за какой период вам требуется документ и сколько экземпляров нужно;
- желательно ссылку на норму закона, в которой прописана обязанность работодателя по предоставлению таких справок — в данном случае это статья 62 ТК РФ;
- место назначения справки вписывать не обязательно – отсутствие такой информации не повод для работодателя для отказа в выдаче документа.
Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.
В заключение заявление подпишите и датируйте.
Обязан ли работодатель выдавать их сам?
Когда работник увольняется, его работодатель возвращает ему трудовую книжку и окончательно рассчитывается с ним. Данные процедуры выполняются непосредственно в день увольнения трудящегося гражданина.
Если в день прекращения трудовых отношений сотрудник не забирает трудовую книжку, работодатель должен направить в его адрес уведомление о необходимости получения.
Если выбывающему сотруднику потребуются какие-либо бумаги, касающиеся его работы, он должен обратиться к своему работодателю с надлежащим письменным заявлением. Руководитель организации обязан удовлетворить просьбу, предоставив заявителю заверенные копии необходимых документов.
Данные правила четко оговорены ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, регулирующей общий порядок соблюдения формальных процедур при увольнении наемного сотрудника.
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.
При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.
Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.
Какой код дохода используют в 2 НДФЛ при аренде машины
На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.
После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.
Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.
Для чего нужна форма справки 2-НДФЛ
Главной функцией данной справки является предоставление сведений о доходах работников и суммах удержания с них налога. Форма заполняется для каждого физического лица, которое получило доходы (зарплату, премию и т.п.) от предпринимателя или организации.
С начала 2021 года справка 2-НДФЛ упразднена. Теперь она официально называется «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», включена в состав расчёта 6-НДФЛ для налоговой и выдается отдельно по требованию работников или при их увольнении.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника
Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:
| Было до 2023 года | Стало с 01.01.2023 года | Получатель | Сроки |
|---|---|---|---|
| СЗВ-М | Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | до 25 числа следующего за месяцем увольнения |
| СЗВ-ТД | Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 | СФР | на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| СЗВ-СТАЖ | Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1 | СФР | в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года |
| РСВ (раздел 3) | РСВ (раздел 3) | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| 4-ФСС | Раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| ДСВ-3 | Подраздел 3 отчёта ЕФС-1 | СФР | для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно |
| 6-НДФЛ | 6-НДФЛ | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | ИФНС | до 25 февраля следующего года |
Перечень документов при увольнении в 2023 году
Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.
Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.
Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.
Сотруднику надо выдать такие документы:
- бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
- выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
- расчетный листок.
Образец заполнения 2-НДФЛ при увольнении
Во-первых, в верхней части бланка 2-НДФЛ указываются год увольнения сотрудника, номер справки, а также день ее оформления, номер корректировки, то есть порядковый номер внесения исправлений в текущем бланке. Еще одним обязательным пунктом является указание кода налоговой, в которую будет подана эта справка в конце текущего года.
Во-вторых, важным является момент оформления разделов 2-НДФЛ. Первый раздел включает в себя реквизиты организации, которая осуществляет выплаты
Во втором разделе указываются реквизиты бывшего работника: ИНН, ФИО, статус, гражданство, причем важно помнить, что гражданство указывается в виде кода страны, в которой проживает увольняемый. Также необходимо код документа, подтверждающего личность сотрудника, и его адрес фактического проживания
В третьем разделе справки 2-НДФЛ отображаются налоговые ставки, по которым облагаются доходы, сами доходы и вычеты. Кстати, стандартные, имущественные и социальные вычеты указываются в следующем разделе, а третий отражает только профессиональные и суммы, которые не облагаются подоходным налогом.
Заключительный пятый раздел справки включает в себя размер общего дохода на момент увольнения, налоговую базу, которую определяют, учитывая общую величину доходов и вычетов с начала года. А также налоги исчисленные, удержанные, не удержанные и перечисленные в текущем году, когда произошло увольнение.
Также важно знать о сроке давности 2-НДФЛ. В том случае, если работодатель сразу не отдал нужный документ, увольняемый может обратиться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф
Однако важно помнить также тот факт, что согласно налоговому кодексу РФ, документы хранятся 5 лет. Поэтому, если сотрудник попросит выдать справку 2-НДФЛ за период, который превышает 5 лет, работодатель вправе ему отказать в этом.
В заключение хочется отметить то, что количество экземпляров 2-НДФЛ не ограничено абсолютно ничем, вследствие этого работодатель обязан предоставить сотруднику справку, если тому это необходимо. Срок изготовления справки, согласно трудовому кодексу РФ, равен 3 дням, а для более быстрого получения данной справки сотрудник должен передать работодателю письменный запрос на выдачу 2-НДФЛ.
В налоговую подавать справку 2-НДФЛ о работнике, который уволился, нужно вместе с остальными справками по окончании года.
Увольнение — окончание трудовых отношений между работником и работодателем. В результате этого действия работник прекращает выполнять свои обязанности в организации, а работодатель перестаёт оплачивать труд уволившемуся работнику, трудовой договор расторгается.
Распространенные ошибки при оформлении 2-НДФЛ
Ошибка 1. Бланк справки, предназначенный для работника, не должен содержать счетных, цифровых и иных ошибок, недостоверных сведений. Например, неверное указание кодов. Не допускается также отсутствие обязательных данных, некорректные записи, сделанные не там, где требуется, либо записи, выходящие за пределы установленных им мест. При их наличии справка признается недействительной и подлежит переоформлению.
Ошибка 2. Неточные сведения, показатели, указанные в справке 2-НДФЛ, предназначенной для ИФНС, необходимо своевременно исправлять. Следует помнить, что на основании ст. 126.1 НК РФ налогового агента, который представил недостоверные, ошибочные данные, могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибками.
Такими ошибками признаются, например, некорректный ИНН, информация, затрудняющая исчисление НДФЛ, либо неверное указание статуса налогоплательщика (например, вместо кода «1», присвоенного резиденту, записан код «2»).
Чтобы избежать санкций, налоговый агент должен вовремя представить ИФНС уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Т. е. сделать это нужно до того момента, как ошибки обнаружит налоговый инспектор и по факту их обнаружения составит соответствующий акт.