Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перевод подотчета на карту сотрудника — это удобный способ контроля и оплаты расходов, связанных с командировками или другими служебными целями. Вместо выдачи суммы денежных средств сотруднику наличными или перечисления на его расчетный счет, организация выплачивает подотчетные суммы на кредитную карту сотрудника.
Чем регулируется подотчет
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2019-2020 годах см. по ссылке.
Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2020 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2020 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Назначение платежа при оплате суточных командировочных расходов
» Жилищное право В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.
Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:
- возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).
- суточные;
- оплата дней, проведенных в командировке;
На основании ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов.
Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы. Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.
Первая из них гарантирует сохранение средней зарплаты за отработанное в командировке время, вторая определяет виды расходов, подлежащие компенсированию:
- суммы, затраченные на наём жилья;
- другие расходы, произведённые по указанию или по согласованию с администрацией.
- суммы, затраченные на обеспечение других потребностей — суточные;
- затраченные на проезд к месту назначения денежные средства;
Проще всего эти выплаты разделить на три группы:
- Возмещение подтверждённых документально расходов.
- Суточные.
- Заработная плата.
Более детально вопросы командирования и оплаты связанных с этим затрат раскрывает утверждённое Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 Положение о командировании (далее — Постановление №749).
Работа для бухгалтера
Для наглядности стоит привести пример: В ООО «Х» сотруднику П. выдали под отчёт 10 000 рублей на различные расходы. П. совершил покупку канцтоваров и прочих расходных материалов на сумму 8 750 рублей. На эту же сумму у него сохранены чеки. Оплату производил безналичным способом, деньги под отчёт ему были выданы также.
Операции учитываются следующим образом:
- Дт 71 Кт 51 10 000 – перечислены деньги на карту подотчётнику П.
- Дт 10 Кт 60 – 8 750 – приобретены и учтены канцтовары и прочие расходники.
- Дт 60 Кт 71 – погашена задолженность подотчётного лица перед предприятием.
- Дт 51 Кт 71 – 1 250 – возвращена сдача подотчётным работником.
Чтобы правильно произвести учёт средств, которые уже потрачены, но ещё не выданы, стоит правильно наладить документооборот. Стоит подготовить:
- Локальный акт внутреннего характера или распорядительный документ (приказ), в котором прописать список лиц, имеющих право получать подотчётные деньги. Нужно включить в него и директора. Такой документ составляется каждый год. Также можно прописать список хозяйственных нужд, на которые указанные люди могут брать деньги.
- Служебная или пояснительная записка, в которой указываться просьба «компенсировать расходы на покупку…». Следует указать дату покупки, сумму, прочие данные. Если траты совершил не директор, на документе должна стоять виза руководителя. Она свидетельствует о том, компенсация расходов разрешена.
- Авансовый отчёт, если бухгалтер будет использовать 71 счёт или приказ о выплате компенсации.
- Платёжные документы, подтверждающие понесённые расходы.
Сегодня выдача подотчетных сумм для работника предприятия имеет ряд особенностей, которые следует учитывать. Так, большую роль играет назначение платежа. Его надо указывать всегда. В платежном поручении нужно написать «Перечисление подотчетных денежных средств». А сотрудник перед каждым таким перечислением пишет заявление. Для отчета о потраченных финансах работник предъявляет работодателю простые чеки, билеты и товарные чеки. Кроме того, можно показывать квитанции из банкоматов и оригиналы слипов. Данные документы могут со временем выцветать, поэтому рекомендуется делать с них копии.
Работодатель может производить возмещение потраченных личных денег работника на нужды предприятия. Для этого также потребуются документы в виде чеков и квитанций. Еще один значимый вопрос: в течение какого срока человек обязан вернуть непотраченные деньги? Тут законодательством не установлено каких-то временных рамок, но их должен указывать сам работодатель, на свое усмотрение. Обычно это три дня. Если сотрудник не вернул вовремя деньги, то налоговая служба будет высчитывать из этих денег налог на доходы физических лиц. Возврат осуществляется как через кассу наличными, так и безналичным переводом на счет компании.
Как закрыть подотчетные денежные средства?
Рассмотрим классический случай. Денежные средства сняты с расчетного счета организации под отчет директора.
Снять денежные средства по отчет — это один из самых легких и достаточно древних способов обналичить денежные средства. Но это опасно. При выездной налоговой проверке данные суммы могут обложить налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами. По этому обязательными условиями пользования подотчетными денежными средствами являются:
- возврат непотраченных денежных средств в кассу организации и банк;
- обязательное документальное подтверждение понесенных расходов — в виде универсального передаточного документа (УПД), товарной накладной, товарного чека и чека онлайн кассы.
Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться
Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу. При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.
Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника
Порядок перечисления денежных средств на карту ничем не отличается от порядка выдачи из кассы. Единственное необходимо заранее предусмотреть ряд условий:
- Учетной политикой предприятия должно быть учтено безналичное перечисление
- Для того, чтобы у банка не возникало дополнительных вопросов к поступлению неизвестных сумм на счет физического лица, в назначении платежа лучше указать, что это выдача аванса на хозяйственные нужды
- От сотрудника необходимо взять заявление с реквизитами его банковской карты либо расчетного счета
- Затем подтвердите расход денежных средств, предоставив подтверждающие документы
Образец распоряжения на выдачу в подотчет
ООО «Ромашка»
ИНН 920987567,КПП 2356789,г.Москва,ул.Знаменская,д.13
Распоряжение №38
О перечислении денежных средств под отчет на карту
С целью сокращения оборота наличных денежных средств в кассе предприятия, начиная с 1 сентября 2023г. выдавать денежные суммы подотчет сотрудникам исключительно безналичным перечислением. Выдачу производить путем перечисления на банковскую карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.
Получение наличных средств допускается только лишь по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
Выдачу денежных средств производить в течении трех рабочих дней, с момента предоставления заявления в бухгалтерскую службу.
Всем работникам организации ознакомиться с приложением №1 к данному распоряжению – форма заявления на выдачу под отчет.
Контроль за исполнением возлагаю на главного бухгалтера Петрову О.П.
Минфин: подотчетные суммы можно перечислять на личные банковские карточки сотрудников
При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять подотчетные суммы на личные банковские карточки сотрудников. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288.
Чиновники рассуждают следующим образом. Физлицо вправе совершать любые операции с банковской карточкой, на которые не установлен запрет действующим законодательством. Об этом сказано в Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт*.
Авторы письма отмечают, что в действующем законодательстве нет запрета на перечисление подотчетных сумм на банковские карточки физлиц. При этом представляется нецелесообразным выдавать каждому сотруднику, который отправляется в командировку или за покупками для хозяйственных нужд организации, корпоративную платежную карту. Поэтому в Минфине считают возможным перечисление подотчетных средств на банковские счета сотрудников организаций и последующее расходование данных средств с помощью банковских карт, выданных сотрудникам в рамках зарплатных проектов.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В соответствии с новыми правилами подотчета, организации обязаны работать с подотчетными лицами по новым порядкам и правилам. Одной из наиболее актуальных проблем, с которыми сталкиваются работники, является блокировка банковской карты.
Как известно, подотчетные работники получают подотчетные деньги для выполнения служебных расчетов. Деньги выдаются на специальную банковскую карту, выдаваемую организацией. Однако, в случае утери или кражи карты, возникают проблемы с доступом к средствам.
В случае блокировки карты, работнику необходимо сразу же написать заявление в банк о потере или краже карты. Также следует уведомить своего работодателя о произошедшем. Возможна компенсация потерянных средств, однако она регулируется в интересах организации и может быть ограничена суммой.
Чтобы избежать проблем с блокировкой карты, работникам рекомендуется бережно относиться к своей банковской карте и не делать незаконных действий, нарушающих правила использования средств. Также важно следить за безопасностью платежного инструмента и несколько раз в месяц проверять состояние баланса.
Организации, в свою очередь, должны обеспечить возможность перечисления денег на карту работника в установленные сроки. В случае проблем с успешной выдачей подотчетных денег, необходимо осуществить перечисление суммы наличными лицом, уполномоченным организацией.
Таким образом, проблемы с блокировкой банковской карты могут возникнуть из-за потери или кражи карты работником. В случае такой ситуации, необходимо немедленно написать заявление в банк и уведомить работодателя. Организации обязаны осуществить перечисление денег наличными в случае проблем с выдачей подотчетных денег на банковскую карту.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п.
6.3 указания № 3210- У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм.
Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП). ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме.
Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой: Дт 71 Кт 51 (52). При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись: Дт 50 Кт 71.
При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись: Дт 51 (52) Кт 71. Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.
Итоги В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм.