Что принимать к авансовому отчету в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что принимать к авансовому отчету в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Основные требования к документам
1. Заявление на аванс
В заявлении должны быть указаны следующие сведения:
- ФИО работника;
- Должность работника;
- Основание для предоставления аванса;
- Сумма необходимого аванса;
- Цель использования аванса.
Заявление подписывается работником и руководителем организации.
2. Акт выполненных работ
Акт выполненных работ содержит следующую информацию:
- Наименование работ;
- Сроки выполнения работ;
- Информацию о выполненных объемах работ;
- Стоимость выполненных работ.
Акт должен быть подписан работником и руководителем организации.
3. Отчет о затратах
Отчет о затратах должен содержать следующую информацию:
- Дату совершения расхода;
- Описание расхода;
- Сумму расхода;
- Документальное подтверждение расхода (например, квитанция, счет-фактура).
Наличие подписи руководителя
Подпись руководителя является подтверждением того, что документы составлены и предоставлены в соответствии с установленными правилами и порядком. Она также подтверждает, что расходы, указанные в отчете, были совершены и соответствуют выполнению задач и целей, указанных в заявке на аванс.
Подпись руководителя может быть сделана от руки или использоваться электронная подпись. В случае использования электронной подписи, необходимо убедиться в ее соответствии требованиям законодательства и наличии необходимых удостоверяющих документов.
Отсутствие подписи руководителя на документах может привести к отказу в признании расходов, указанных в отчете, или к задержке выплаты аванса. Поэтому необходимо обязательно проверять наличие подписи руководителя на всех документах перед их предоставлением.
Обязательные документы для авансового отчета
1. Документы, подтверждающие произведенные платежи:
- Кассовые чеки или квитанции о приеме наличных средств;
- Копии расходных кассовых ордеров;
- Выписки со счетов, подтверждающие безналичные платежи;
2. Документы, подтверждающие характер затрат:
- Договоры аренды недвижимости или предоставления услуг;
- Счета-фактуры на приобретение товаров или услуг;
- Акты выполненных работ или оказанных услуг;
3. Документы, подтверждающие служебную необходимость затрат:
- Приказы на командировку или служебную поездку;
- Билеты на транспорт или проживание;
- Документы, подтверждающие участие в конференциях, семинарах, тренингах;
Помимо перечисленных документов, могут потребоваться дополнительные документы, которые зависят от конкретных требований компании или законодательства страны. Важно учитывать, что все документы должны быть оформлены правильно, с указанием всех необходимых реквизитов и подписями уполномоченных лиц.
Предоставление полного комплекта обязательных документов для авансового отчета позволяет обеспечить прозрачность и достоверность финансовой отчетности, а также избежать возможных проблем при проверках и аудитах.
С 1 января 2024 года для принятия к авансовому отчету от ИП будут действовать новые правила. Вместо обычных кассовых чеков теперь следует принимать фискальные чеки. Это связано с введением нового Федерального закона «О контроле за оборотом денежных средств».
Фискальные чеки – это новый вид документов, который содержит информацию о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумму платежа и дату его осуществления. Фискальные чеки вводятся с целью обеспечения эффективного контроля за наличными расчетами между ИП и его покупателями.
Фискальные чеки должны быть выданы продавцом на каждую покупку и содержать подпись продавца. Покупатель обязан сохранять фискальные чеки и предоставить их ИП вместе с авансовым отчетом. ИП в свою очередь обязан проверить правильность и полноту предоставленных фискальных чеков и внести их данные в авансовый отчет.
Принимая фискальные чеки к авансовому отчету с 1 января 2024 года, ИП сможет обеспечить прозрачность финансовых операций и избежать возможных штрафов. Рекомендуется вести тщательный учет и хранение фискальных чеков, чтобы быть готовым к проверкам со стороны налоговых органов.
Чеки без указания наименования товара
С 1 января 2024 года, ИП должны принимать к авансовому отчету также чеки без указания наименования товара. Это новое требование установлено Постановлением Правительства РФ от 6 июля 2023 года № 444 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2010 г. № 1028», и оно вступает в силу с 1 января 2024 года.
Такие чеки называются «чеками без данных о товаре» или «чеками без наименования». Они содержат информацию о сумме платежа, дате и времени проведения операции, но не содержат информации о конкретном товаре или услуге.
Важно учесть, что при предоставлении чеков без указания наименования товара, ИП должны иметь возможность доказать целевое использование средств, указанных в таких чеках. Такое доказательство может осуществляться через предоставление иных документов, подтверждающих сделки или услуги, связанные с этими платежами.
Принятие чеков без указания наименования товара позволяет упростить процедуру составления авансового отчета для ИП, так как теперь они могут учесть все платежные документы, включая чеки без данных о товаре. Это также дает возможность предоставить более полную и точную информацию о расходах, связанных с деятельностью ИП.
Однако, необходимо помнить, что ИП обязаны хранить все чеки, включая чеки без указания наименования товара, в течение 4 лет со дня их получения. Это требование установлено в соответствии с Налоговым кодексом РФ и контролируется налоговыми органами.
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
|
Бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. |
Подтверждающие документы для авансового отчета
Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:
- кассовый чек;
- товарный чек;
- бланк строгой отчетности (БСО);
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- счёт-фактура;
- товарная накладная;
- билет и посадочный талон на транспорт.
Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время, место проведения операции;
- наименование организации;
- ИНН, система налогообложения;
- признак расчета;
- перечисление товаров/услуг и их стоимость;
- формат оплаты товаров/услуг;
- ФИО продавца;
- реквизиты кассового аппарата;
- порядковый номер документа;
- адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
- QR-код.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Кто и когда должен заполнить авансовый отчет
В общих словах, авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В нем лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
- сумму, полученную под отчет,
- фактически произведенные расходы, а также
- остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).
Для начала давайте разберемся, кому необходимо составлять авансовый отчет. В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У его должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
- В первую очередь это работники организации. Причем абсолютно любые, начиная от секретаря, которому деньги могут понадобиться на покупку канцелярских товаров или кофе с печеньем, и заканчивая руководителем компании, отправляющимся в командировку на обсуждение долгосрочного договора.
- И, наконец, это могут быть физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор (например, договор оказания услуг или подрядный договор). В обиходе их называют внештатными сотрудниками, поскольку они работают на организацию, не состоя в ее штате. Согласно письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании. В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Документы, подтверждающие необходимость произведенных расходов
При предоставлении авансового отчета в 2023 году, необходимо приложить соответствующие документы, которые подтверждают необходимость произведенных расходов. В зависимости от типа расходов, могут быть приняты следующие документы:
- Кассовый чек — документ, выдаваемый при оплате товаров и услуг наличными деньгами. Он содержит информацию о наименовании товара или услуги, стоимости, дате и месте совершения покупки.
- Банковская выписка — документ, выдаваемый банком, который содержит информацию о проводимых операциях с расчетным счетом. Выписка должна содержать данные о платеже, какому лицу или организации был совершен платеж, сумму, дату и описание операции.
- Договор — официальный документ, заключенный между двумя или несколькими сторонами, который регулирует их взаимоотношения. В договоре должны быть прописаны условия о предоставлении определенных услуг или поставке товаров, а также о стоимости этих услуг или товаров.
- Счет-фактура — документ, выставляемый продавцом и содержащий информацию о поставленных товарах или услугах, их стоимости, а также информацию о продавце и покупателе.
- Путевой лист — документ, оформляемый при перевозке груза или осуществлении служебной поездки. В путевом листе указываются маршрут, даты и места перевозки, а также информация о грузе или пассажире.
Приложенные документы должны быть заполнены корректно и содержать все необходимые сведения, подтверждающие факт и необходимость произведенных расходов в авансовом отчете.
Документы, связанные с налогообложением
При подготовке авансового отчета важно учитывать налоговые аспекты и предоставлять соответствующие документы.
1. Приходные кассовые ордера и кассовые чеки. Данные документы подтверждают получение денежных средств от клиентов и являются основой для учета доходов.
2. Расходные кассовые ордера и кассовые чеки. Эти документы фиксируют факт выплаты денежных средств по различным расходам, таким как оплата услуг, закупка товаров и т.д.
3. Счета и накладные. Данные документы отражают движение товарно-материальных ценностей и услуг и являются основой для учета расходов.
4. Договоры и соглашения. Эти документы могут включать договоры с поставщиками, подрядчиками, партнерами и другими организациями, которые регулируют взаимоотношения и обязательства.
5. Налоговая отчетность. В зависимости от вида деятельности и формы налогообложения, могут потребоваться документы, связанные с налоговой отчетностью, такие как декларации, справки, отчеты об уплате налогов и другие.
6. Прочие документы. Кроме основных документов, могут потребоваться и другие, такие как акты выполненных работ, копии документов, подтверждающих выплаты по заработной плате, и другие документы, которые подтверждают финансовые и операционные операции.
Важно заметить, что перечень документов может быть неодинаковым для различных видов деятельности и требований законодательства.
Порядок эмиссии выставочных денег
Выдача денег под выставки регулируется новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Сотрудники организации, находящиеся в командировке, могут заранее подать заявление на выдачу денег за свой счет, если они хотят использовать их на командировочные расходы.
Основным правилом заполнения заявления на выдачу аванса является указание цели и суммы расходов. Работник должен точно перечислить, на что он собирается потратить деньги во время командировки, т.е. на проезд, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, наличными или перечисляться на банковскую карту сотрудника. Это регулируется правилами организации. Однако в целях контроля и прозрачности все расходы должны быть подотчетны и тщательно документированы.
По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о затратах, отражающий все расходы, произведенные в интересах агентства. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в агентство в установленные сроки.
После проверки и подтверждения правильности отчета сотруднику возмещаются расходы, указанные в отчете. Возмещение может осуществляться в виде денежной выплаты или путем удержания суммы из следующей зарплаты.
Требования к документам
Для правильного составления авансового отчета в 2023 году необходимо предоставить определенные документы. Ниже приведен список документов и требования к ним:
1. Кассовый ордер и (или) квитанция об оплате
Данный документ должен содержать информацию о получении денежных средств. Кассовый ордер должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты, включая дату, сумму, наименование организации-плательщика и получателя.
2. Договор (соглашение) на оказание услуг или поставку товаров
Документ, подтверждающий оказание услуг или поставку товаров, должен содержать информацию о стоимости, объеме и сроках предоставления услуги или поставки товара. Должны быть указаны реквизиты организации-исполнителя и заказчика.
3. Акт выполненных работ (предоставленных услуг)
Для подтверждения факта выполнения работ или оказания услуг необходимо предоставить акт, содержащий информацию об объеме выполненной работы или оказанных услугах. В акте должны быть указаны данные о заказчике, исполнителе, сроке выполнения и стоимости работ (услуг).
4. Копия путевого листа, заправочной карты или другого документа, подтверждающего затраты на транспортные услуги
Если в авансовом отчете присутствуют затраты на транспортные услуги, необходимо предоставить документ, подтверждающий эти расходы. К таким документам относятся, например, копия путевого листа, заправочной карты или иной документ, содержащий сведения о пройденном расстоянии и стоимости топлива.
Важно учесть, что несоблюдение требований к документам может привести к отказу в принятии авансового отчета или его частичному отклонению. Поэтому необходимо внимательно проверить все документы на соответствие правилам и требованиям.
Как правильно оформить
Для правильного оформления авансового отчета в 2023 году необходимо соблюдать определенные требования и предоставить определенный набор документов.
Список документов, необходимых для оформления авансового отчета:
- Заявление на предоставление аванса;
- Бухгалтерские документы, подтверждающие основание выплаты аванса (например, копии договоров, расчетов по выполненным работам и т.д.);
- Документы, подтверждающие фактическое использование авансовых средств (например, кассовые квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
- Приказ о предоставлении аванса;
- Документы, удостоверяющие личность получателя аванса (паспорт, документ, содержащий сведения о государственной регистрации юридического лица и т.д.).
Требования к оформлению документов:
- Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и правилами внутреннего документооборота организации;
- Документы должны быть четкими и заверены подписью руководителя организации;
- Документы должны содержать полные и достоверные сведения об основании выплаты аванса и его использовании;
- В случае подтверждения фактического использования авансовых средств с помощью кассовых квитанций, они должны быть пронумерованы, скреплены печатью и подписаны лицами, осуществляющими отпуск средств.
Соблюдая данные требования и предоставив полный и правильно оформленный набор документов, вы сможете правильно оформить авансовый отчет в 2023 году и избежать проблем и несоответствий при его рассмотрении.
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Как предотвратить ошибки
Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».
С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.
Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:
- подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
- рассмотрения и согласования заявления;
- представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
- проверки и утверждения отчета;
- расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).