Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После увольнения сотрудника в компании возникает необходимость передачи дел, чтобы обеспечить непрерывность работы. Важно учитывать, что не всем сотрудникам дана такая возможность. Обязанность передавать дела лежит на определенных лицах, которые обладают необходимой информацией и компетенцией.
Дополнительные процедуры при сдаче дел
Основной формой при передаче дел является акт приема передачи документов при увольнении образец. Вместе с тем обычно увольняющийся и новый сотрудник готовят:
- Приказ на предстоящую сдачу дел
- Перечень документов для передачи
- Приказ на проведение инвентаризации
- Приказ на утверждении комиссии по передаче
- Бухгалтерские описи и справки
Дополнительные формы могут быть разными. Их составление чаще всего служит следующим целям:
- Унифицировать используемую систему учета
- Закрепить имеющийся вариант документооборота
- Подтвердить наличие контроля финансовых потоков
- Проинформировать о правилах приема и регистрации денег
- Подтвердить уровень контроля ценностей
- Проверить своевременность сдачи отчетов налоговикам
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: акт приема передачи дел при увольнении призван не просто передать бумаги новому должностному лицу, но сделать для него понятным весь регламент работы компании с учетом уровня контроля и своевременности проведения процедур.
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Учимся принимать дела и документы
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Рекомендуем прочесть: Сколько стоит оплата социальной карты студента метро
Нюансы, о которых нельзя забывать
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Передача дел в кадровой службе — Все о кадрах
Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.
Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.
О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.
Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:
1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).
В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:
- учредительные (регистрационные) документы;
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные соглашения.
Также можно определить такие категории:
- бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
- ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
- свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
- прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).
2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.
Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).
3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Образец приказа о приеме-передаче дел
Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:
- Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
- Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
- Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
- ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
- Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
- Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
- Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
- Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
- Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
- Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).
Акт приёма передачи кадровой документации
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика. Оформляется документ так:
- прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
- вставляется гриф утверждения директора;
- пишется – кто кому передаёт документы;
- заполняется таблица;
- проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете .
В таблицу можно занести столбцы:
- номер подпункта;
- название документа (или дела);
- количество листов;
- период времени документов;
- данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец
- Скачать образец акта передачи дел
Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:
- Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
- Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
- Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
- Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
- В конце документ подписывается сторонами.
Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .
Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.
Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.
Получение сотрудником имущества работодателя
Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
- Дата и место составления.
- Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
- Сведения об организации.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Перечень передаваемых ценностей.
- Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
- Сведения о свидетелях процесса.