Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
- Оперативность.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Понятие и правовое регулирование
Аутсорсинг – это относительно новый вид оказания услуг малому, среднему и большому бизнесу. Представляет собой передачу юридическим лицом или иной организацией на основании составленного договора определенных функций предпринимательской деятельности в отношении другой компании. По своей сути аутсорсинг является простой профессиональной поддержкой на протяжении действия заключенного контракта.
Справка. Впервые понятие аутсорсинга появилось на территории Соединенных Штатов Америки, ещё двумя десятками лет ранее, но и сегодня в России оно набирает популярность.
Вопросы аутсорсинга регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В соответствии с главой 39 этого нормативно-правового акта, отношения в формате аутсорсинга строятся по принципу возмездного оказания услуг. А это значит, что исполнитель в лице аутсорсинговой компании должен предоставить интересующую услугу, а заказчик обязуется оплатить данные услуги.
- Статья 779 ГК рассказывает о нюансах составления договора.
- Статья 780 ГК говорит об исполнении договорных обязательств.
- Статья 781 решает вопросы оплаты.
- Статья 782 ГК говорит о возможности одностороннего отказа.
- Статья 783 содержит нормы регулирования договора.
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Обычно руководители и владельцы бизнеса рассматривают три варианта организации ведения бухучета: нанять своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать полное ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании. У каждого из этих направлений есть свои достоинства и недостатки, и нельзя с уверенностью выбрать только один из них.
| Штатный бухгалтер | Приходящий бухгалтер | Аутсорсинг | |
| Качество оказываемых услуг | Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста | Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста | Как правило, максимально возможное, поскольку компании имеют в своем штате широкий круг специалистов |
| Ответственность | Обычно проблематично взыскать ущерб в полной мере, поскольку ТК накладывает ограничения | Возможно только в случае, если бухгалтер работает как предприниматель. | Полная ответственность, аутсорсер обычно полностью гасит причиненный ущерб |
| Стоимость услуг | Высокая, поскольку включает в себя не только зарплату, но также организацию рабочего места. Однако размер зарплаты устанавливает руководство | Предприниматель устанавливает цену своих услуг по своему желанию | Фирмы предлагают своим клиентам несколько тарифных планов, которые зависят от используемой системы налогов, месячного количества операций и т. д. |
| Вывод | Имеет смысл, когда в организации много бухгалтерской работы, либо руководитель хочет контролировать ведение бухучета в любой момент времени | Хороший вариант если деятельность минимальна, либо с незначительным количеством операций. Однако бухгалтер может иногда оказываться недоступен | Хороший вариант для малого и среднего бизнеса со средним количеством операций, а руководитель не хочет создавать отдельную бухгалтерию. |
Что входит в услуги бухгалтерского аутсорсинга бизнеса
Комплексный аутсорсинг бухгалтерских услуг включает следующие операции:
- разработка учетной политики;
- оформление первичных документов (счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и пр.)
по запросу клиента; - ввод документов, предоставленных заказчиком в электронном или бумажном виде, в программу 1С;
- подготовка минимального комплекта документов по кадровому учету (типовые трудовые договора,
штатное расписание, график отпусков, приказов по приему, увольнению и прочим кадровым вопросам); - ежемесячный расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов;
- ежеквартальный расчет прочих налогов и сборов;
- составление форм синтетического и аналитического учета, а также регистров налогового учета;
- оптимизация налогообложения
- составление и сдача отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды;
- подготовка документов по требованию налоговой инспекции, кредитных учреждений и внебюджетных фондов;
- проведение сверок с контрагентами;
- получение выписок из ЕГРЮЛ, актов сверки по налогам и т.д.
- консалтинговые и курьерские услуги.
Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:
- своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
- ведение расчетов, кассовых операций в учете;
- начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
- подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
- финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
- совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.
Кто попадает в зону риска?
Примечательно, что все приведенные случаи проверок ФАС и последующих судебных разбирательств относятся к автономным учреждениям, а большинство из них – еще и к отрасли культуры. Видимо, это связано с двумя обстоятельствами.
Во-первых, закупочная деятельность автономных учреждений, которую они ведут на основании «рамочного» Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и собственных положений о закупке, традиционно вызывает критику ФАС. Ведь, руководствуясь этим законом, можно достаточно свободно осуществлять закупки у единственного поставщика[12].
Во-вторых, культурные мероприятия, особенно масштабные и емкие по вкладываемым в них бюджетным ресурсам, как правило, всегда на виду и могут вызывать неоднозначный резонанс. Это повышает вероятность получения контролирующими органами соответствующих обращений от лиц, которые по тем или иным причинам критически настроены по отношению к конкретным учреждениям и (или) их учредителям.
В любом случае передача государственными (муниципальными) учреждениями услуг, оказываемых населению, на аутсорсинг негосударственным поставщикам крайне уязвима с правовой точки зрения. И есть все основания полагать, что если подобная практика учреждений других отраслей попадет «под прицел» ФАС, ее выводы тоже будут неблагоприятны для учреждений и их учредителей.
Сколько стоит аутсорс?
Что касается стоимости аутсорса, то заказчику достаточно непросто ориентироваться в ценах, но это отчасти потому, что каждое решение индивидуально и отличается по реализации, способам и срокам тестирования, внедрения, а также по уровням SLA.
Сравнение проводить стоит, но только убедившись в том, что расчёт действительно отвечает не только всем требованиям ТЗ и текущим параметрам бизнеса, но и учитывает возможность расширения. Обычно наиболее точный расчёт дают те, кто перед его проведением задал клиенту массу вопросов, выяснил все детали, провел исследования бизнеса на месте (Due Diligence), и благодаря этому глубоко понимает текущую потребность и вектор развития. Кстати, обычно те, кто делает такие точные расчёты не боятся показать, из чего именно складывается стоимость и рассказать о каждом этапе её формирования.
Очень многое может пойти не по плану. Для исключения негативного опыта есть чёткий план действий как до переходного периода, так и во время его реализации, много «контрольных точек», фаз перехода из одного состояния в другое, всестороннего тестирования уже внедрённых решений и даже план отказа от внедрения решения с маршрутом быстрого восстановления сервисов в изначальном состоянии. Это очень редко бывает необходимо на практике, однако наличие не только плана «Б», но и плана «Э» обязательно нужно. Эти же планы и результаты тестирования могут на ранних этапах сообщить о том, что «что-то пошло не так», так как решение не отвечает требованиям согласованного плана или есть изъяны в его реализации.
Плюсы и минусы аутсорсинга
К плюсам аутсорсинга относят:
- сокращение затрат на персонал и социальные обязательства. Заказчик избавлен от необходимости выплачивать заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности, отпускные и различного рода компенсационные выплаты. В случае спада спроса на продукцию он не будет, сокращая сотрудников, выплачивать выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства;
- экономию управленческих ресурсов. Контролирует сотрудников их непосредственный работодатель, заказчику не нужно тратить на это время и силы;
- повышение качества получаемых услуг. Это актуально для компаний, которым проблематично нанять квалифицированных сотрудников на отдельные позиции, например, из-за невозможности платить достойную зарплату. Для аутсорсинговой фирмы это основное направление деятельности, поэтому ей проще предоставить сотруднику высокую зарплату, обучение, а также регулярное повышение квалификации;
- возможность быстро перестроить бизнес. Достаточно прекратить отношения с одной аутсорсинговой компанией и начать их с другой. Не нужно принимать и увольнять сотрудников.
Среди минусов выделяют:
- нарушение конфиденциальности. Поручиться за сохранность приватных данных в сторонней компании нельзя, тогда как контролировать своих сотрудников проще и надежнее;
- риск некачественного выполнения функций. У заказчика отсутствует возможность «на берегу» оценить квалификацию специалистов исполнителя. Проблемы могут выявиться уже по ходу сотрудничества с аутсорсинговой компанией, например, низкая квалификация юристов проявится в проигрыше дел в суде, а бухгалтера – в наложении на компанию штрафов из-за не вовремя сданной отчетности или наличия ошибок в ней;
- отсутствие контроля над переданными функциями.
Налоговый учет расходов на аутсорсинг
Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга при расчете налога на прибыль учитывают (в зависимости от их характера):
1. В материальных расходах, если оказываются услуги, выполняются работы производственного характера, например, обслуживание производственного оборудования или IT-услуги (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК).
2. В прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, если исполнитель оказывает:
- юридические или консультационные услуги (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК);
- услуги по управлению организацией или ее подразделениями (пп. 18 п. 1 ст. 264 НК);
- услуги по ведению бухгалтерского учета (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК).
3. В стоимости материалов, если услуги или работы связаны с их приобретением, например, если исполнитель осуществляет доставку материалов до склада организации (п. 2 ст. 254 НК).
Важно, чтобы расходы компании по договорам аутсорсинга были обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).
Документальным подтверждением факта оказания услуг или производства работ по могут быть следующие документы:
- договор аутсорсинга;
- задание заказчика;
- отчет исполнителя;
- акт об оказании услуг (выполнении работ).
Документальное оформление факта оказания услуг или выполнения работ должно быть достаточно детализировано, чтобы можно было установить конкретные виды услуг (работ) и определить их стоимость.
Вернемся к вопросу выбора провайдера: это едва ли не самый важный момент. «Правильный» поставщик услуг колокейшн берет на себя сопровождение и управление дата-центром, в то время как неверный выбор может означать излишний стресс и скрытые затраты. Как правильно выбрать провайдера услуг колокейшн? Проанализируем типичные советы, которые дают по этому поводу зарубежные эксперты. Вот некоторые рекомендации ColoSpace – крупного владельца сети ЦОД в США.
Не стоит выбирать компанию исключительно по цене. Лучше ориентироваться на функции и опции, которые необходимы конкретно вашей организации и ее бизнесу. Убедитесь, что энергообеспечение площадки провайдера услуг достаточно не только для текущих, но и для будущих потребностей.
Попробуйте спрогнозировать, как будет меняться потребляемая мощность при 100% заполнении стоек — при текущей и увеличенной плотности оборудования. Поставщик услуг должен обеспечивать расширенную защиту данных, в том числе и физическую. Выбирая провайдера услуг колокейшн, обратите также внимание на информационную безопасность и SLA.
Знакомство с соглашением об уровне обслуживания (SLA) — это ключ к поддержанию хороших отношений с поставщиком услуг колокейшн и к предотвращению перебоев в работе вашей компании, нарушению непрерывности ее бизнес-процессов. Внимательно читайте SLA, чтобы понять, какие предлагаются уровни обслуживания, как можно получить поддержку и внести изменения.
Есть признаки того, что поставщик услуг колокейшн может не соответствовать заявленному SLA. Например, неожиданные или частые изменения в SLA могут указывать на то, что ему с трудом дается выполнение обязательств. Внутренняя нестабильность компании, приобретения и слияния, также могут указывать на то, что SLA может претерпеть изменения, или провайдер будет ориентироваться на обслуживание более крупных клиентов.
Рекомендуется использовать программные инструменты мониторинга SLA, но сначала поговорите со своим поставщиком услуг, чтобы убедиться, что эти инструменты действительно могут применяться. Можно также тестировать качество сервиса, периодически обращаясь в службу поддержки, чтобы оценить время ответа и уровень обслуживания.
Хотя услуга колокейшн и дает значительные преимущества, у нее есть и недостатки. В частности, придется делиться частью сетевой инфраструктуры LAN и WAN с другими арендаторами. Это может привести к проблеме «шумного соседа» — такого же клиента, который пользуется сетью и вычислительными ресурсами. Поведение некоторых из них может проявляться в вашей системе как DDoS (атака типа «отказ в обслуживании»).
При поиске поставщика услуг колокейшн отдавайте предпочтение тем, у кого есть развитые средства управления. Это позволит, например, переключить рабочую нагрузку в альтернативную сеть, если вдруг «шумный сосед» нарушит ваш трафик. Используйте инструменты для мониторинга активности в реальном времени в сетях LAN и WAN центров обработки данных. Эффективный мониторинг поможет, с одной стороны, выявить «шумных соседей», с другой — самому не стать виновником подобных явлений.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Одно из основных преимуществ аутсорсинга заключается в том, что заказчик платит исключительно за ту услугу, которую получает. Если ту же работу будет выполнять штатный сотрудник, руководитель должен оплатить ему больничный в случае необходимости, питание, отпуск, а также регулярно предоставлять бонусы и премии. Кроме этого, необходимо своевременно уплачивать налоги, а также подготовить рабочее место. Если компания пользуется услугами аутсорсинга, всё это не понадобится.
риск утечки важной для конкурентов информации. Чтобы избавить себя от такого риска, в договоре следует четко прописать условие о неразглашении полученной в результате сотрудничества информации
Если это всё-таки произойдёт, у заказчика будет шанс получить большую компенсацию за нарушение условий договора;
аутсорсинг далека не всегда предполагает высокий профессионализм привлечённых к работе сотрудников. Касательно штатных сотрудников, у руководителя есть возможность проверить их профессиональные навыки самостоятельно. Но, если это привлечённые специалисты, приходиться лишь полагаться на профессионализм аутсорсера;
в случае неправильного планирования, возникает риск значительных расходов. Вспоминая плюсы аутсорсинга, руководству компании не приходится тратить деньги на отпуска, уплату налогов, премий и бонусов, но услуги аутсорсинговой организации так же не будут дешевыми. Если слишком большое количество задач будет передано к выполнению сторонними компаниями, заказчик рискует потерять больше денег, чем при привлечении тех же специалистов в штат;
сложности в ходе контроля выполнения задач. Аутсорсера и заказчика связывает подписанное соглашение. Если в договоре не будут проработаны важные для заказчика условия, сторонняя компания может избавить себя от его давления в случае недобросовестного выполнения поставленных задач. Но, зачастую, аутсорсинговые компании дорожат своей репутацией и не допускают подобного в своей работе;
аутсорсер может обанкротиться. Если в ходе выполнения работы сторонняя компания потеряет все свои деньги, её деятельность будет остановлена, а заказчик не сможет добиться завершения проекта согласно заключённому ранее договору;
если возникнет экстренная ситуация, заключить новый договор крайне сложно. В связи с этим отсутствует какая-либо гибкость в бизнес –процессах;
отсутствие регулирования со стороны законодательства. На сегодняшний день правительством не приняты конкретные законы, которые бы регулировали деятельность аутсорсинговых компаний. Поэтому, заказчику следует внимательно ознакомиться с главой о «Возмездии оказания услуг» ГК России.
Чем отличаются аутсорсинг от инсорсинга, консалтинга и аутстаффинга
Часто эти понятия смешиваются или нет четкого понимания, что к чему относится. Попробуем разобраться.
Инсорсинг – это организация рабочих процессов внутри компании, то есть решение определенных вопросов специальным отделом (юридический отдел, бухгалтерия, логистический отдел, IT – отдел). Компания в любой момент времени может предпринять решение перевести какой-либо отдел на аутсорсинг.
Преимущества и недостатки инсорсинга и аутсорсинга в сравнении
Аутстаффинг позволяет передать организационные процессы, связанные с персоналом в руки сторонней организации. Компания может воспользоваться данной услугой с уже существующим штатом персонала, просто переоформив их на другую фирму, либо набрать новых сотрудников, заключив договора с фирмой-посредником. Работники находятся в фирме заказчика, реализуют свои рабочие задачи, но вопросы по оформлению, выплате заработной платы, отчислению налогов ложатся на плечи фирмы-исполнителя.
Данной формой сотрудничества пользуются компании-гиганты, в которых количество работников более 500 человек. Например, медиахолдинги, крупные супермаркеты, технологические компании. Простыми словами аутстаффинг отличается от аутсорсинга тем, что в первом случае происходит приобретение не конкретных услуг, а рабочего времени определенного специалиста, который будет работать в организации и выполнять требования топ-менеджера.
Чтобы понять в чем отличие консалтинга и аутсорсинга важно знать, cunsulting – от английского «консультация», это в первую очередь консультирование. Обычно директора, крупные менеджеры организации обращаются в консалтинговую фирму с вопросами об оптимизации бизнес-процессов: производство рекламы, улучшения работы отдела связей с общественностью, повышение продаж