Правила оформления и выдачи расчетных листков
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления и выдачи расчетных листков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
-
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
-
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Хранение расчетных листков
Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по форме № Т-54а2) на бумажном носителе.
Выдача расчетного листка
В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных ему (в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику);
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Кто составляет расчетный лист
Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.
Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.
А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».
Выдача расчетного листка работникам
Сколько раз в месяц работодатель должен выдавать работникам расчетные листки: каждые полмесяца или один раз в месяц? Как правило, работникам организаций любой формы собственности выплачивается заработная плата в фиксированном размере за первую половину месяца в виде аванса, а окончательный расчет осуществляется при начислении и выплате второй части заработной платы, когда уже будут известны все суммы, подлежащие выплате и удержанию. Кроме того, поскольку расчетный листок должен содержать информацию обо всех видах выплат, входящих в заработную плату, то и выдавать его нужно один раз в месяц при начислении второй части зарплаты. Не нужно отдельно выдавать расчетный лист и при начислении отпускных. На этот счет есть разъяснение в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, в котором говорится, что оплата отпуска не является заработной платой, поскольку исходя из определения «заработная плата», приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является и работодатель не должен специально выдавать расчетный листок при выплате отпускных сумм.
Нужно ли фиксировать получение листка работником и если да, то каким образом? Поскольку за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лучше иметь подтверждение получения работниками расчетных листков. Сделать это можно или путем проставления сотрудниками подписей в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, или путем внесения дополнительного столбца в расчетные (расчетно-платежные, платежные) ведомости, где работники будут расписываться отдельно за получение расчетного листка. Если заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, оптимальным вариантом будет ведение журнала учета выдачи расчетных листов.
На кого из работников организации возлагается обязанность по выдаче расчетных листков, может ли это делать, например, руководитель подразделения? Сразу отметим, что сведения о заработной плате относятся к персональным данным работника. В силу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы.
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
Кто составляет расчетный лист
Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.
Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.
А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».
Выдача и хранение «расчеток»
Для оптимизации выдачи этого документа, на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. В частности, там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.
Стоит помнить, что расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.
Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»).
Большая часть организаций не считает обязательным ежемесячно выдавать квитки о заработной плате. Тем самым они нарушают действующее законодательство. Так, частью 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ на работодателя возлагается обязанность ежемесячно сообщать работнику достоверные и актуальные сведения о его доходах, удержаниях и выплатах. Также законодательством определено, что получить такую информацию должны не только штатные работники, но и сезонные, временные, внештатные, надомные и работающие по гражданскому договору.
Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате
Сформируйте и выдайте расчетки по заработной плате за несколько дней до выплаты зарплаты, пособий и прочих доходов. Выдать листки можно и в день перечисления на счета сотрудников, но не позже. При получении аванса и отпускных в середине месяца формировать дополнительные (промежуточные) расчетные листки не нужно. Если сотрудник увольняется, предоставьте ему квиток по заработной плате в последний рабочий день, вместе с окончательным расчетом и остальными обязательными документами.
С 1 января 2021 года при проведении плановой проверки инспектор, проводящий ревизию, сможет использовать проверочные листы. В проверочные листы включаются вопросы, затрагивающие наиболее значимые обязательные требования трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предъявляемые к работодателю. В Приказе Роструда от 10 ноября 2021 года № 655 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права » утверждены проверочные листы с контрольными вопросами.
Порядок выдачи расчетных листков
Главная / Зарплата / Порядок и сроки выдачи расчетных листков по заработной плате 2018
В не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.
Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст. 136 ТК РФ, наниматель обязан (аванс и основная часть).
Но выдача расчетных листков по зарплате, согласно Трудовому кодексу, может осуществляться раз в месяц при окончательном расчете, т. к. составные части заработной платы при выдаче аванса еще не известны.
Совет
В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.
Налог на доходы физических лиц
В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.
Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.
Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:
Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.
Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.
Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).
В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.
Порядок выдачи расчетных листков
Расчетный листок предоставляется раз в месяц по факту выплаты заработной платы. Бухгалтеру следует заранее подготовиться к процедуре выдачи расчеток и распечатать их за несколько дней до непосредственной выдачи вознаграждения за труд. Главное, что нужно учесть, — документ не может быть выдан после перечисления или выдачи денежных средств. Последний срок — день перечисления дохода.
При увольнении сотрудника расчетный листок ему выдают в последний официальный рабочий день, равно как и остальные персональные документы. Окончательный расчет должен быть перечислен не позднее последнего рабочего дня.
Если сотрудник заболел или по какой-то иной причине не может лично получить документ о своей зарплате, работодатель может направить его по электронной или обычной почте (заказным письмом). Не стоит отдавать бланк третьим лицам, так как в нем содержатся сведения о доходах работника, что является персональными данными, которые не подлежат разглашению (ст. 7 152-ФЗ от 27.07.2006). За подобное нарушение могут последовать административные и уголовные санкции.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Как утвердить форму по заработной плате?
Если организация применяет автоматизированную систему расчета заработка сотрудников, то проще всего использовать форму листа по зарплате, заданную используемой программой.
В этом случае существует возможность настройки программы таким образом, чтобы все особенности предприятия были учтены.
Если же заработная плата начисляется вручную, то расчетный листок для выдачи работникам создается специалистами предприятия.
При разработке документа следует в обязательном порядке учитывать мнение профсоюза или иного представительного органа трудового коллектива.
При участии такого органа в разработке документа на расчетном листе делается пометка: «Мнение профсоюзной организации учтено».
Если на момент создания такой организации нет, то на расчетном листе ставится надпись: «Представительный орган на момент утверждения формы документа не создан».
Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.
Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.
Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.
Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.