Протокол эк по уничтожению документов не подлежащих хранению

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Протокол эк по уничтожению документов не подлежащих хранению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2020 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

• износ,
• порча,
• устаревание,
• ликвидация или реорганизация фирмы,
• изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Архив компании – в чем значимость

Для любой организации имеет колоссальное значение полноценное, бесперебойное функционирование архива. От сохранности документов, имеющих финансовое или юридическое значение, зависит стабильность предприятия и гарантия социальной защищенности членов коллектива.

В любой момент может понадобиться документ, связанный с договором о поставках, о сбыте продукции или, наоборот, о приеме крупной партии сырья или расходных материалов.

В архиве также хранятся личные дела сотрудников, в которых фиксируются все рабочие моменты и, прежде всего, рабочий стаж. В практике Пенсионного Фонда имеют место случаи, когда для начисления пенсии требовалось поднимать архив личных дел на предприятии, где гражданин работал несколько десятилетий назад.

Всего несколько лет работы в регионах с повышенными коэффициентами надбавки или с особыми способами исчисления стажа могут существенно повлиять на размер пенсии. Однако сделать это можно только в том случае, если работодатель заблаговременно побеспокоился о том, чтобы для работы службы архивирования были созданы достойные условия, а архивисты ответственно выполняли свои обязанности.

Работа в архиве требует профессиональной подготовки. К ней допускаются специалисты с должным уровнем квалификации. Желательно, чтобы это были профессиональные архивисты. В то же время работодатель по своему усмотрению может допустить к обслуживанию архива лиц из состава персонала, которые прошли дополнительную профессиональную подготовку или специальные обучающие курсы.

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

• Образец. Внутренняя опись документов дела
• Образец. Выписка из протокола заседания совета директоров акционерного общества о назначении членов правления (типовая форма)
• Образец. Выписка из протокола заседания совета директоров акционерного общества об образовании коллегиального исполнительного органа общества (типовая форма)
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров о распределении (использовании) балансовой прибыли (приложение к положению о распределении (использовании) прибыли акционерного общества) (типовая форма) (…)
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров о создании филиала (представительства) акционерного общества (приложение к положению о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств акционерного общества) (тип
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении уставного капитала (приложение к положению о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала открытого акционерного общества)
• Образец. Договор передачи полномочий исполнительных акционерного общества управляющей организации
• Образец. Договор передачи полномочий исполнительных органов акционерного общества управляющей организации
• Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров
• Образец. Журнал выдачи сертификатов ценных бумаг
• Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3
• Образец. Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений). Форма № мб-3
• Образец. Индивидуальные сведения о плательщике страховых взносов. Форма № сзв-1
• Образец. Информация о массовом высвобождении работников
• Образец. Карточка акционера
• Образец. Карточка акционера (для юридических лиц)
• Образец. Карточка размещения ценных бумаг
• Образец. Карточка учета ценных бумаг в залоге
• Образец. Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2020 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2020 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.

Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

• Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
• Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Приказ о создании комиссии по спецоценке условий труда

Здесь Вы можете отправить письмо для директора школы. Убедительная просьба — указывайте корректную тему сообщения и существующий адрес электронной почты!

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

В следующем пункте нужно проинструктировать членов комиссии, что они должны делать. Провести аттестацию сотрудников? Так и следует написать. Проанализировать условия труда? Отлично, только здесь же нужно конкретизировать, в чём результат анализа будет выражаться. Проверить соответствие рабочих мест сотрудников нормам законодателя? Возможно и такое.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

• документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
• представители подразделений;
• служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

• выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
• отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
• изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Похожие записи:

• Виды интеллектуальных прав в современном российском законодательстве
• Будет ли начислена пенсия по старости без трудового стажа
• Членские взносы в СНТ по новому закону 2023