Универсальный передаточный документ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:
- 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
- 1а — наименование товаров, работ или услуг;
- 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
- 11 — номер партии прослеживаемого товара;
- 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
- 12а — условное обозначение количественной единицы;
- 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.
Особые затруднения вызывает глава 5а.
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
-
Документ Счет-фактура полученный вид операции на поступление позволяет зарегистрировать в..В вашей учетной политике установлено, что первичным документом при реализации.Не знаете, как оформить такие операции? Поставщик выставил универсальный передаточный.
При каких операциях используется УПД
С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. Причем в одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций.
Например, продавец отгружает купленные товары и своими силами монтирует их в помещении покупателя. В такой ситуации в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и услуг по установке (письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).
Можно применять УПД и при перевозке грузов, и при оказании услуг по договорам транспортной экспедиции (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). При этом в некоторых случаях (например, при доставке товаров) дополнительно может потребоваться транспортная накладная.
Организации вправе использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель отгружает товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности.
В строке 8 «Основание передачи (сдачи), получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не нужно заполнять:
1) строку 2 «Продавец»;
2) строку 2а «Адрес»;
3) строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
4) строку 6 «Покупатель»;
5) строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
6) строку 6б «ИНН/КПП покупателя».
Рекомендуемая форма УПД не поменялась. Но если организация совершает операции с маркируемыми товарами, добавляем дополнительные строки в электронную форму УПД. Чтобы принять НДС к вычету. Необходимо убедится, что УПД содержит строки, необходимые для счетов-фактур.
Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре
Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).
Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.
Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.
Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.
Универсальные передаточные документы
В 2020 г. УПД заполняется, как и прежде — по существующим до этого правилам отгрузки товаров и передаче работ и услуг.
Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
-
Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
-
Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
-
Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
-
Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?
Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2». Делайте это с учетом общих требований к первичным документам (ст. 9 Закона о бухучете) и рекомендаций ФНС России (приложения 3, 4 к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
В УПД со статусом «2» вы можете указать только реквизиты, которые обязательны для первичного документа, либо внести все необходимые данные для продавца или покупателя. Если для полного и правильного отражения операций вам требуются дополнительные реквизиты, вы можете включить их в форму УПД (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Образец заполнения УПД со статусом «2»
Как продавец заполняет УПД со статусом «2»?
Продавец в УПД со статусом «2» заполняет строки (1)‒(7) и [8]‒[14], а также графы А‒11 с учетом возможной перенумерации. Номера соответствующих строк, граф в вашем УПД могут отличаться от указанных. Заполнение некоторых строк и граф является обязательным, а некоторых ‒ на усмотрение продавца. Разобраться в правилах поможет таблица ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Правила заполнения УПД со статусом «2»
|
Наименование поля или строки |
Комментарий по заполнению |
|
Шапка УПД |
|
|
Строка (1) |
Укажите порядковый номер документа и дату его составления. |
|
Строка (1а) |
Заполняйте, только если вы исправляете УПД путем составления нового документа. Укажите порядковый номер исправления и дату, когда составляете исправленный экземпляр. В остальных случаях в строке (1а) можете поставить прочерк. |
|
Строки (2), (2а), (2б) |
Укажите соответственно свое наименование, адрес, ИНН и КПП. |
|
Строки (3) и (4) |
Заполняйте в УПД на отгрузку товаров: укажите наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Если грузоотправитель вы, в строке 3 можете указать «он же». В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) можете поставить прочерки. |
|
Строка (5) |
Не заполняйте или можете поставить прочерк. |
|
Строка (6), (6а), (6б) |
Укажите соответственно наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя. |
|
Строка (7) |
Укажите наименование и код валюты, в которой выражена денежная оценка ваших товаров, работ, услуг. |
|
Если комитент (принципал) передает товар комиссионеру (агенту) для продажи, не заполняйте строки (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б), но в строке [8] укажите данные договора. Если реализуете товары, работы, услуги по госконтракту, для удобства можно указать его идентификатор. В действующей форме счета-фактуры для этого предусмотрена строка (8). Поэтому можете ее добавить в УПД. |
|
|
Табличная часть УПД |
|
|
Графа А |
Укажите порядковый номер записи. Заполнять графу необязательно, информация приводится для удобства. |
|
Графа Б |
Проставьте артикул или любое обозначение для идентификации товаров, а для работ или услуг ‒ код по ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора. Если для идентификации товара вам нужен код по ТН ВЭД ЕАЭС, можете дополнить УПД графой 1б, она предусмотрена действующей формой счета-фактуры. |
|
Графа 1 |
Укажите наименование товаров, работ, услуг, которые вы реализуете. |
|
Графа 2 и 2а |
Проставьте код и условное обозначение единицы измерения. |
|
Графа 3 |
Укажите количество или объем отгруженной продукции. |
|
Графа 4 |
Проставьте цену, тариф за единицу продукции без НДС. |
|
Графа 5 |
Укажите общую стоимость товаров, работ, услуг без НДС. |
|
Графа 8 |
Укажите сумму НДС или поставьте прочерк, если НДС по операции вы не начисляете. |
|
Графа 9 |
Укажите итоговую стоимость товаров, работ, услуг независимо от того, есть или нет НДС. Если налога нет, значения будут совпадать с графой 5. |
|
Графы 6, 7, 10, 10а и 11 |
Не заполняйте или поставьте прочерки. Это реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Укажите количество листов в документе. |
|
Заключительная часть УПД |
|
|
Строка [8] |
Перечислите основания для вашей операции: реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п. |
|
Строка [9] |
Заполняйте, если доставляете груз покупателю сами или привлекаете перевозчика. Можете указать здесь любую уточняющую информацию о перевозке, например реквизиты документов (транспортной накладной, путевого листа, поручения экспедитору), количество мест груза, базис поставки по Инкотермс для внешнеэкономических контрактов и т. п. |
|
Строка [10] |
Укажите должность лица, ответственного за отгрузку товаров, передачу результатов работ, услуг. Например, это может быть кладовщик, главный инженер, руководитель производственного подразделения, непосредственно выполнявший работы. Впишите его фамилию, инициалы, попросите расписаться. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы указать нужно. |
|
Строка [11] |
Проставьте фактическую дату отгрузки товара, передачи работ, услуг. Эта дата, как правило, должна совпадать с датой, указанной в строке (1), поскольку первичный учетный документ вы составляете при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно ‒ сразу по его окончании. |
|
Строка [12] |
Предназначена для дополнительной информации об исполнении сделки. Заполнять ее необязательно. Но для удобства можете перечислить здесь приложения к УПД, если они есть, или указать любые иные нужные вам сведения. |
|
Строка [13] |
Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию с инициалами, подпись. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить. Укажите только его должность, фамилию и инициалы. |
|
Строка [14] |
Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе вы проставите печать, на которой имеется ваше полное наименование. Если от имени продавца документ составляет другое лицо, например посредник, то в строке [14] указывают его данные. |
|
Печать |
Можно не ставить. Это необязательный реквизит. |
Как покупатель заполняет реквизиты УПД со статусом «2»?
Покупатель заполняет строки [15]‒[19] с учетом рекомендации о возможной перенумерации ‒ строки [17]‒[21]. Как заполнить строки, смотрите в таблице ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
УПД: как изменился универсальный передаточный документ?
Организации или ИП могут заполнять несколько документов при оформлении первичной документации, выписывать счет-фактуру и передаточные документы.
А могут оптимизировать документооборот и применять один документ под названием универсальный передаточный документ УПД.
Какие последние изменения претерпел универсальный передаточный документ, как на него повлияло введение системы прослеживаемости товаров? Подробности в нашей статье.
Отгрузка товаров и услуг требует сложного и ответственного документального оформления. Как правило, именно к этой документации бывает приковано внимание проверяющих, она является базой учета и дальнейшей отчетности, основанием для получения налогового вычета.
Чаще всего организация и ИП заполняют не несколько документов при оформлении первичной документации, а оптимизируют документооборот и применяют УПД.
Его использование не является обязательным, однако большинство компаний используют именно универсальный передаточный документ: с ним упрощается и ускоряется первичный документооборот, повышается его качество за счет уменьшения числа ошибок, упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета.
Форма УПД разработана ФНС России и является рекомендательной. Она была утверждена еще в начале 2010-х годов, затем претерпела изменения в 2017 году. Формат электронного УПД утвержден и рекомендован ФНС в 2019 году.
Важно знать: так как форма документа УПД является рекомендованной, каждая компания может вносить в нее изменения, однако эти изменения могут быть дополняющими УПД, а не сокращающими его. Требования к УПД налоговая предъявляет такие же, как и к другим первичным документам.
Какой бланк использовать
Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2022 году закреплены в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный Закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.
Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие.
Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.
Это не унифицированная форма, но она носит рекомендательный характер. Каждая организация вправе видоизменять бланк универсального передаточного акта под свою специфику и условия конкретного государственного контракта. Придерживайтесь правил для счетов-фактур: добавлять ячейки можно, убирать — нельзя.
В УПД проставляют все те же реквизиты, которые 402-ФЗ обязывает указывать в первичных регистрах (ст. 9 402-ФЗ).
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.
Корректировочный счёт-фактура
Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:
- В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
- Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
- Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.
Что изменится в счет-фактуре
С 1 июля 2021 года при заполнении счет-фактуры необходимо указывать информацию по реквизитам накладной или акта, на основании которой составили данную форму. Такие данные указываются в новой строчке 5а «Документы об отгрузке».
Также при совершении операций с товарами, которые подлежат прослеживаемости, при оформлении счет-фактуры необходимо дополнительно указать:
- сведения о регистрационном номере партии товара, который подлежит прослеживаемости – графа 11
- информацию о единице измерения товара, использующаяся для прослеживаемости товара, согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения – графа 12, 12а
- данные о количестве товара в указанных единицах – графа 13
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:
- 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
- 1а — наименование товаров, работ или услуг;
- 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
- 11 — номер партии прослеживаемого товара;
- 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
- 12а — условное обозначение количественной единицы;
- 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.
Особые затруднения вызывает глава 5а.