Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.
- Заменить отпуск денежной выплатой работающему гражданину можно только в части, превышающей 28 обязательных дней ежегодного отдыха.
- Трудящиеся на вредных и опасных объектах граждане получают компенсацию еще и с учетом обязательных для них дней дополнительного отдыха (7). Если дополнительный отпуск длиннее одной недели, за этот период есть возможность оформить компенсацию.
- Можно попросить в заявлении о компенсации сразу всех отпускных дней, с учетом требований закона, или их части.
- Работодатель наделен правом выплатить компенсацию, но обязанности такой у него нет.
- Если гражданин увольняется, компенсацию за отпуск компания выплатить обязана без заявления.
- Компенсацию рассчитывают по среднему заработку за год с учетом фактически отработанного времени. Учитывают и стаж, дающий право на отпуск. Проработав в фирме более полумесяца, работник уже может рассчитывать на компенсацию за 2,33 заработанных отпускных дня.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:
- полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
- различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
- средний доход сотрудника за день.
Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.
Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.
Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:
- непосредственно, сама заработная плата;
- различные премии и другие денежные вознаграждения;
- надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
- вознаграждения на работу в опасных условиях;
- повышенные коэффициенты и так далее.
Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.
Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:
Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).
Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:
Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.
Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:
Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.
Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:
Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.
Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:
- Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
- В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
- На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).
Другой комментарий к Ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Поскольку денежной компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, замена части отпуска денежной компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный отпуск (дополнительные отпуска).
2. В случае одновременного предоставления отпуска за два года или больший срок (см. ст. ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ и комментарий к ним) денежной компенсацией могут быть заменены части каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающие 28 календарных дней, или любое количество дней из этих частей. Таким образом, за каждый рабочий год работник должен реально использовать не менее 28 календарных дней отпуска.
3. Из текста ст. 126 ТК РФ следует, что для замены соответствующей части отпуска денежной компенсацией недостаточно письменного заявления работника, требуется также согласие работодателя, который может, но не обязан произвести замену части отпуска денежной компенсацией.
4. Замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска, как основного, так и дополнительных, беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет не допускается.
5. В отношении замены денежной компенсацией отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ч. 3 ст. 126 ТК РФ (в редакции Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ) создала некоторую неопределенность: данная норма запрещает денежную компенсацию этой категории работников лишь дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в соответствующих условиях, оставляя открытым вопрос о возможности денежной компенсации основного оплачиваемого отпуска и других дополнительных отпусков. Исходя из требований охраны труда, денежная компенсация данной категории работников основного оплачиваемого отпуска привела бы к утрате смысла предоставления им дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.
6. Установленные ч. 3 ст. 126 ТК РФ ограничения замены отпуска денежной компенсацией для отдельных категорий работников не распространяются на выплату денежной компенсации за неиспользованные отпуска при расторжении трудового договора (см. ст. 127 ТК РФ и комментарий к ней).
Влияние выплаты за отпуск на учет общего числа дней оплачиваемого отдыха
Предоставление денежной компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения возможно за любое число дней в пределах общей продолжительности отпуска (ст. 126 ТК РФ). Число таких дней определяется применительно к каждому ежегодному основному или дополнительному отпуску.
При выплате компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения на число оплаченных дней сократится продолжительность времени отдыха в основном или дополнительном отпуске. Оплаченные компенсационной выплатой дни будут считаться использованными и при дальнейшем предоставлении отпусков или расчете компенсаций за неиспользовавшийся отпуск (как без увольнения, так и при увольнении) учитываться уже не будут.
Замена дней отпуска компенсацией приводит к сокращению времени отдыха и увеличению отрабатываемого времени. Но поскольку за отработанное время работнику будет начислена заработная плата, то фактически дни, замененные компенсацией, окажутся оплаченными дважды.
Предоставляется ежегодный отпуск на выходные дни
Насколько правомерно такое решение вопроса?
На основании ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Поскольку законодательство не регламентирует, как использовать оставшуюся часть отпуска, полагаем, что возможно и ее дробление – на части, о которых договорятся работник и работодатель, хоть по одному дню, хоть по два.
⇒
Получите заявление от сотрудника на отпуск в выходные дни и не менее чем за три дня до отпуска выплатите отпускные.
⇒
Отпуск предоставляется в календарных днях, значит, закон не разделяет, рабочие это дни или выходные. Да и нормы Трудового кодекса не содержат прямого запрета на предоставление отпуска в дни, являющиеся выходными (исключение составляют нерабочие праздничные дни). Следовательно, предоставление отпуска только на выходные или присоединение к одному дню отпуска двух выходных не будет нарушать трудовое законодательство.
Вместе с тем отпуск по выходным дням может быть расценен проверяющими органами как завуалированная форма предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск во время работы. При проверке ГИТ, конечно же, обратит внимание на отпуск, предоставляемый по 2 дня, тем более если это не единичный случай в компании.
Итак, несмотря на отсутствие запрета на предоставление отпуска по выходным дням, работодателю следует помнить, что тут есть определенный риск. Доказывать, что все законно, придется уже в суде.
Принудительное предоставление отпуска
Есть ситуации, когда никак не получается выпроводить сотрудника в отпуск. Работодатель готов соблюдать трудовое законодательство, а сотрудник ходит и ходит на работу. Что делать?
Если сотрудник отказывается уходить в отпуск в первый год работы, можно попросить его написать заявление о переносе отпуска на следующий год. Однако если и на второй год сотрудник не хочет отдохнуть, работодатель может применить дисциплинарное взыскание. Ведь ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке изменить определенное графиком время ухода в отпуск. А непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено.
В таком случае необходимо правильно оформить все документы по предоставлению отпуска (утвержденный график отпусков, письменное уведомление работника о времени начала отпуска), выплатить отпускные и зафиксировать выходы в это время на работу. Затем можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности, ведь соблюдение графика отпусков является обязанностью и работника, и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Главное – соблюдайте порядок привлечения к ответственности, определенный ст. 192, 193 ТК РФ.
Другой комментарий к статье 127 ТК РФ
§ 1. Компенсация за неиспользованные отпуска, как и все иные выплаты, причитающиеся работнику от работодателя при прекращении трудового договора, должна быть произведена в день увольнения работника (см. ч. 1 ст. 140 ТК).
Если работник в день увольнения не работал, то компенсация должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления работником требования о расчете (см. там же). При отсутствии спора причитающаяся работнику денежная компенсация за неиспользованные отпуска выплачивается работодателем полностью. В случае спора работодатель в указанные выше сроки обязан выплатить работнику не оспариваемую им сумму (см. ч. 2 этой же статьи).
Спор рассматривается в порядке разрешения индивидуальных трудовых споров (см. ст. 382 — 397 ТК).
§ 2. Для определения размера денежной компенсации за неиспользованные ежегодные отпуска необходимо рассчитать продолжительность отпусков, не использованных работником к моменту увольнения. При этом следует исходить из того, что полагающиеся работнику отпуска не пропадают, даже если он своевременно их не использовал: либо полагающийся отпуск должен быть предоставлен в натуре, либо заменен денежной компенсацией.
Отпуск, полагающийся за полностью отработанный рабочий год, компенсируется в размере среднего заработка, которым должен был быть оплачен этот отпуск.
В случае если полный рабочий год не отработан, компенсация выплачивается в размере среднего заработка за отпуск, продолжительность которого определяется пропорционально отработанным месяцам. Неполные месяцы, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
§ 3. До вступления в действие Кодекса возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска при увольнении была исключением из общего правила.
Теперь такая возможность предусмотрена, и при увольнении работника, не использовавшего ежегодный отпуск, по его желанию предоставляется отпуск с последующим увольнением, за исключением случаев расторжения трудового договора в связи с совершением виновных действий.
Кодекс предусматривает возможность предоставления отпуска с последующим увольнением (кроме увольнения за виновные действия) по письменному заявлению работника и определяет, что в этом случае днем увольнения считается последний день отпуска. По общему правилу днем увольнения считается последний день работы (см. ч. 3 ст. 84.1 ТК).
Кодекс допускает предоставление отпуска с последующим увольнением и при расторжении срочного трудового договора. Это означает продление срока трудового договора на период предоставленного отпуска на основании закона.
§ 4. К виновным основаниям увольнения относится расторжение трудового договора по пп. 5, 6, 7, 9, 10 ст. 81 ТК.
Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, в процессе осуществления его трудовой функции (во время работы) также относится к виновным действиям (п. 8 ст. 81 ТК).
Верховный Суд РФ разъяснил, что, если виновные действия, дающие основание для утраты доверия, либо аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей, такой работник может быть уволен с работы (соответственно по пп. 7 или 8 ст. 81 ТК) при условии соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий.
Учитывая, что расторжение трудового договора по пп. 7 и 8 ст. 81 ТК может быть произведено и в случае, когда виновные действия, дающие основание для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником не по месту работы и не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, увольнение не является мерой дисциплинарного взыскания (см. п. 47 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 // БВС РФ. 2004. N 6. С. 2).
§ 5. Частью 4 ст. 80 ТК предусмотрено общее правило о праве работника отозвать свое заявление об увольнении по его инициативе (собственному желанию) до истечения срока предупреждения о том работодателя, если на его место в письменной форме не приглашен другой работник, которому в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.
Для случаев предоставления отпуска с последующим увольнением ч. 4 ст. 127 ТК установлено особое правило. В этой ситуации работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до начала отпуска, но также при условии, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
§ 6. При увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил оплачиваемый отпуск, могут производиться удержания излишне выплаченных сумм за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник уволен по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. 4 ст. 81, пп. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 Кодекса (см. ст. 137 ТК).
Комментарий к статье 126 ТК РФ
В соответствии с комментируемой статьей возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Действовавший ранее КЗоТ не содержал такой нормы, однако на практике подобное применялось достаточно часто (в нарушение законодательства). С учетом потребностей и в целях наиболее рационального использования отпусков (особенно длительных) такая норма в ТК появилась. Комментируемая статья дополнена правилом, вносящим ясность в вопрос замены части отпуска денежной компенсацией. При суммировании или переносе отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней.
Замена отпуска денежной компенсацией возможна при определенных условиях: 1) разрешается заменить денежной компенсацией лишь часть отпуска, превышающую 28 календарных дней; 2) замена части отпуска денежной компенсацией производится по письменному заявлению работника; 3) замена отпуска денежной компенсацией согласно ч. 3 комментируемой статьи не допускается определенным категориям работников (беременные женщины, работники в возрасте до 18 лет, лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда), ради защиты их здоровья.
Анализ данной статьи позволяет сделать вывод о том, что воспользоваться такой компенсацией могут те категории работников, чей отпуск превышает 28 календарных дней (преподаватели образовательных учреждений, лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.).
Однако удлиненные и дополнительные отпуска законодатели предусматривают для определенных категорий работников с целью сохранить здоровье работников, компенсировать неблагоприятное воздействие особых условий труда. Следует обращать внимание работников на необходимость использования отпуска в натуре.
Правомочие на компенсирование
В соответствии с пунктами ТЗ России допускается замена части отпуска выплатой в денежном формате при получении добровольного согласия сотрудника. К примеру, если в 2019 рабочий не ушел отдыхать, тогда отпуск переносится на 2020 год.
ВНИМАНИЕ! Но не всегда сотрудник может находиться все 28 дней, в связи, с чем выдаются средства за оставшиеся дни. Чаще всего, это совмещено с реальной производственной необходимостью.
Согласно ст. 126 ТК России, денежная компенсация может быть выдана только за те дни, которые превышают 28 дней отдыха. Например, для людей, трудящихся на Крайнем Севере, подготавливаются вспомогательные 24 дня отпуска, которые и могут быть заменены деньгами.
Поэтому многие люди отправляются за заработком, именно на Север. Воспользовавшись такой возможностью, граждане прилично зарабатывают и много отдыхают.
Руководствуясь ч. 2 ст. 127 ТК РФ, прошу предоставить мне с 13.02.2012 неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 17 (семнадцать) календарных дней, в том числе:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 (три) календарных дня
с последующим увольнением по собственному желанию 29.02.2012.
06.02.2012 Кочкина А.П. Кочкина
Не возражаю
Начальник отдела продаж
Семенов В.П. Семенов
06.02.2012
Если заявление работника о предоставлении отпуска перед увольнением удовлетворено, то работнику компенсация не полагается, т.к. он уже отгулял весь отпуск, и компенсировать попросту нечего.
В итоге работодатель должен подготовить:
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, с которым надо ознакомить работника под личную подпись. Такой приказ (распоряжение) составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1): N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
- записку-расчет о предоставлении отпуска работнику, составляемую по утвержденной Постановлением N 1 унифицированной форме N Т-60;
- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), составляемый по утвержденным Постановлением N 1 унифицированным формам N Т-8 или N Т-8а (см. образец из примера 2), с которым работника знакомят под личную подпись;
- записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), оформляемую по унифицированной форме N Т-61, также утвержденной Постановлением N 1.
Расчет суммы денежной компенсации
Этим традиционно занимается бухгалтерия. При расчете компенсации нужно учесть не только неиспользованные основные (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), но и все полагающиеся работнику дополнительные отпуска (ст. ст. 116 — 119 ТК РФ). Чтобы сделать правильный расчет, необходимо руководствоваться:
- ст. 139 ТК РФ, устанавливающей единый порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка);
- Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213, за исключением абз. 4 п. 13, который признан недействующим Решением Верховного Суда РФ от 13.07.2006 N ГКПИ06-637.
Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск установлен Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (последние изменения внесены Приказом Минздравсоцразвития от 20.04.2010 N 253), далее — Правила. Несмотря на солидный «возраст», данный документ действует в настоящее время и применяется в части, не противоречащей ТК РФ. Учитывая положения Правил, рассмотрим несколько ситуаций предоставления отпуска в связи с увольнением работников:
- Увольнение работника, не использовавшего ко дню прекращения трудовых отношений один или более ежегодных оплачиваемых отпусков. В этом случае согласно общему правилу сотруднику выплачивается полная компенсация за все неиспользованные отпуска.
- Увольняющийся не отработал полный рабочий год (11 месяцев). Тогда дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил).
При этом если работник не отработал в организации и 6 месяцев, ему также полагается пропорциональная компенсация. Это следует из положений ТК РФ и разъяснений, данных Рострудом в Письме от 23.06.2006 N 944-6.
В Письме Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17 содержится правило о том, что округлять количество календарных дней неиспользуемого отпуска до целых дней следует только в пользу работника.
Начисление по бухучету
Зачисления средств за неиспользованный отпуск отображается в бухгалтерском учете такими проводками.
| Проводка | Действие |
|---|---|
| Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 70 | Начисление денежных средств за неотгуленный отпуск |
| Дт 70 – Кт 68 | Удержание НДФЛ с выплаты |
| Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 69 | Начисленные страховые взносы с компенсации |
| Дт 70 – Кт 50(51) | Средства выплачены трудящемуся |