Табель учета использования рабочего времени ф.0504421

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета использования рабочего времени ф.0504421». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

Табель учета рабочего времени ведем правильно

Автор: О. Трошина

Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!

Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

• учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
• учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
• при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
• в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПО ФОРМЕ 0504421

Табеля учета рабочего времени являются документами по личному составу, которые на основании статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» должны подвергаться архивации. При этом данным законодательным актом установлены следующие сроки хранения:

• Если в табеле учитывалось отработанное время только тех сотрудников, которые были трудоустроены на нормальные рабочие условия, он должен храниться в течение пяти лет по окончании года его оформления.
• Если работник выполнял трудовые обязательства на вредных или опасных производствах, срок хранения табеля должен составлять пятьдесят лет.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени.

Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).

Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	8	8			8	8	8	8	8				8	8	8	80 ч
Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	Ф	Ф	Ф	В	В	В	Ф	Ф	Ф	11 дн.
8															88 ч
Ф	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	11 дн.
Бухгалтер	8	8			8	8	8	8	8							56 ч
Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	Ф	Ф	Ф	В	В	В	К	К	К	7 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	126 ч
К	В	В	Ф	Ф	Ф	Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	Ф	Ф	Ф	17 дн.
Воспитатель	12	12							12	12			12	12		72 ч
Ф	Ф	В	В	А	А	В	В	Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	В	6 дн.
	12	12			12	12			12	12			12	12	168 ч
В	В	Ф	В	В	Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	В	В	Ф	Ф	14 дн.

Кто и когда его заполняет

В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.

В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.

Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:

• составление и ведение специально уполномоченным лицом;
• подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
• направление в бухгалтерию.

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

• Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
• Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
• Расшифровка подписей.
• Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Применять для фиксирования отработанных часов табель учета по форме 0504421 могут также и частные компании.

С 1 января 2013 года законодательством не оговаривается обязанность заполнения конкретных форм первичных бланков, разрешается использовать любые удобные образцы.

Коммерческие организации вправе самостоятельно решить какой именно бланк им использовать для мониторинга присутствия сотрудников на рабочем месте: Т-12, форма 0504421 или иной бланк, разработанный собственными силами.

Форма документа не важна, кроме бюджетных учреждений, но его присутствие в документации хозяйствующего субъекта обязательно.

Статья 91 Трудового Кодекса обязывает работодателя контролировать и отслеживать явки и неявки персонала.

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Заполнение нового табеля формы 0504421

Фактически образец заполнения табеля формы 0504421 применяется в практике российского кадрового документооборота уже в течение достаточно длительного времени. Так, до 2005 года на предприятиях имел хождение Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №421, которому был присвоен код формы 0504421 по стандарту ОКУД.
Затем наименование этого бланка претерпело некоторые изменения — из его названия был изъят номер, однако в остальном оно осталось прежним. Такой вариант наименования формы действовал вплоть до 2020 года.

После этого в практику был внедрен новый документ — «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма 0504421). Под этим названием он используется вплоть до настоящего времени. При этом правила заполнения формы 0504421 также претерпели некоторые изменения, и на сегодняшний день включают в себя ряд важных требований.

Обратите внимание! Заполнение формы ведется ежедневно: каждому дню соответствует определенный столбец бланка, в который вносятся необходимые сведения.

Основной раздел, фигурирующий в любом примере заполнения табеля рабочего времени формы, представляет собой таблицу, где напротив данных каждого конкретного сотрудника имеется строка, разделенная на верхнюю и нижнюю части.

Можно ли компании утвердить коды для табеля рабочего времени?

Правила заполнения табеля (ф. 0504421)

Поскольку табель применяется не только для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, но и для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду , важно правильно заполнять этот документ.

Форма П-4 (НЗ), утв. Приказом Росстата от 24.09.2014 N 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий».

Сначала рассмотрим особенности заполнения табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421).

На основании Методических указаний по применению форм первичных учетных документов (Приложение 5 к Приказу N 173н) табель учета рабочего времени открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Отдельные вопросы заполнения табеля

Вопрос: Как фиксировать в табеле время отсутствия работника, если условное обозначение не предусмотрено?

Действительно, и форма 0301008, и форма 0504421 предусматривают условные обозначения далеко не для всех случаев отсутствия работника. Например, неясно, какое обозначение проставлять в табеле, если сотрудник направлен на курсы повышения квалификации или отстранен от работы.

Однако законодатель, предполагая, что такие ситуации могут возникнуть, в Приказе N 173н и Постановлении N 1 предусмотрел возможность внесения дополнительных реквизитов, увеличения количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени (например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных). Полагаем, что приказом по организации спортивное учреждение может ввести новое условное обозначение причин неявок сотрудников для проставления в табеле учета рабочего времени.

Образец заполнения табеля формы 0504421

Образец заполнения табеля формы 0504421 в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами предполагает внесение сведений в три основных раздела. Первый из них должен содержать сведения о самом документе и организации, сформировавшей его.

Здесь фиксируется вид табеля, при необходимости проставляется номер корректировки и указывается дата его создания, а также период, который покрывается сведениями, указанными в данной форме. Кроме того, в данном разделе:

• прописываются название организации или структурного подразделения, по которому ведется табель,
• указывается отдел, ответственный за заполнение бланка, и код предприятия по ОКПО.

Основная часть бланка формы 0504421 организована в форме таблицы, которая содержит сведения о каждом сотруднике предприятия или отдельного подразделения: его фамилию, имя, отчество, должностную позицию и учетный номер. Напротив каждого работника сформирована строка, в которой отмечаются сведения об отклонениях от нормального рабочего графика, допущенные конкретным сотрудником.

Наконец, заключительная часть образца заполнения табеля формы 0504421 отводится под данные о сотруднике, составившем документ, и отметки бухгалтерии, свидетельствующие о его принятии в работу.

РАЗНИЦА МЕЖДУ ТАБЕЛЯМИ УЧЕТНОГО ВРЕМЕНИ

Табель Т-12 используется, так же как и бланк по форме 0504421, для учета рабочего времени и для начисления заработной платы сотрудникам, но в отличие от него предназначен для коммерческих предприятий. Если расчеты с сотрудниками и отслеживание отработанного времени организация ведет раздельно, то в данной форме заполняется только первый раздел «Учет рабочего времени».

Табель по форме № Т-13 используется только для учета времени, проведенного сотрудником на рабочем месте. Его заполнение может осуществляться с помощью различных автоматизированных информационных систем.

Собственноручно разработанный табель может быть составлен с соблюдением всех потребностей компании. Это является его особенностью, поскольку документ не имеет четкого оформления.

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	зарплата
2012	отпускные
2300	пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.

Похожие записи:

• Как грамотно заключить договор строительного подряда (нюансы, образец)
• Когда менять на зимнюю резину в 2022 2023 году
• Выплаты малоимущим семьям в 2023 году