Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.
Переход на использование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде преимущественно мотивирован удобством.
Плюсы ЭТК:
- снижение финансовой нагрузки на работодателя, вызванной приобретением, а также необходимостью ведения и обеспечения сохранности привычных бумажных книжек и вкладышей к ним;
- удаленное назначение пенсий без бумажной волокиты;
- снижение уровня ошибок, неточностей в данных о трудящихся;
- безопасность хранения сведений;
- возможность оперативного получения информации о трудовой деятельности;
- дистанционное трудоустройство;
- удобство получения госуслуг по данным ЭТК.
Итак, вы решили начать подготовку к переводу сотрудников на электронные трудовые книжки с 2020 года. Для начала выберите сотрудника, который будет формировать электронные документы и направлять сведения о работниках в ПФР.
Пусть ответственный сотрудник проверит информационную систему, в которой ваша компания ведет кадровый учет. Названия должностей и структурных подразделений фирмы должны побуквенно соответствовать трудовым договорам в этой системе. В наименованиях также нужно исключить латинские буквы.
Чем раньше ваша компания выполнит эту работу в 2020 году, тем лучше. Ведь отчет СЗВ-ТД нужно сдавать 15/16/17 числа каждого месяца. Пока штрафы за несдачу новой формы отчетности отсутствуют, но лучше не копить долги перед ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году пошагово
Когда все предыдущие этапы выполнены, пройдите следующие пять шагов:
- Зарегистрируйте иностранных работников-специалистов высокой квалификации в системе ПФР. Хотя иностранцы не страхуются ПФР для начисления пенсий по старости, они могут выбрать электронные трудовые книжки с 2020 года наравне с работниками-россиянами.
- Оформляйте прием на работу/переводы/увольнения своевременно. Устроить или уволить человека «задним» числом теперь не получится. С 1 января 2021 года передавать сведения о кадровых изменениях нужно будет в течение 24 часов после подписи приказа.
- Подготовьте письменное уведомление для работников о пошаговом переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года. Обязательно разъясните права персоналу и возможность остаться на «бумажной» трудовой. Чтобы оградить себя от неприятных штрафов, лучше всего ознакомить с этой информацией каждого работника под подпись.
- Подготовьте новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в процессе аудита локальных нормативных актов. В этом вам поможет специалист «Дельта Финанс».
- Получите усиленную квалифицированную электронную подпись. Если вы планируете нанимать на работу специалистов, которые будут настаивать на ведении электронных трудовых книжек вместо бумажных, обновленный ПВТР нужно подписать усиленной КЭП.
Обязательны ли Правила для всех предприятий
Разработать и принять Правила необходимы в соответствии со ст. 189 ТК РФ, однако это обязательно не для всех предприятий. Согласно ст. 309.2 ТК РФ, работодатели, в соответствии с ФЗ-209 от 24.07.2007г. являющиеся субъектами малого предпринимательства, отнесенные к микропредприятиям, могут не принимать их. При этом на основании ст. 4 этого закона, к таковым можно отнести достаточно крупные предприятия с численностью персонала до 100 человек и с доходом до 2 миллиардов рублей в год. В этом случае все важные моменты организации труда должны быть отражены в трудовом договоре с работником.
Почему должны быть поправлены правила внутреннего трудового распорядка в 2020 году, образец для ООО уточнен, разберемся далее.
Правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с ТК РФ, отражают порядок приема на должность, порядок увольнения, основные права сторон. То есть, они регулируют и делопроизводство, в котором сейчас законодатель реализует принцип отказа от бумажных документов. В этой связи правила внутреннего трудового распорядка в 2020 году (образец для ООО) необходимо уточнить.
Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.
Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.
Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.
Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.
После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.
Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная.
Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР.
Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.
Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.
Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.
2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.
Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте
Учёт от 2100 рублей в месяц
Оставить заявку
Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.
Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.
Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)
В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).
2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.
3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.
4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника — 30 июня 2020 года включительно.
Т.к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам — “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)
Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести. Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)
Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.
Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.
Минусы ЭТК для работодателя и бухгалтера
Для работников нет недостатков в ведении ЭТК, кроме вероятности того, что полетит система или они потеряют трудовую книжку, в которой находится подтверждение их трудовой деятельности до 2020 года. А вот для работодателя и бухгалтера это нововведение вносит некоторые неудобства:
- Отчетность, которую нужно сдать не позднее рабочего дня при приеме или увольнении. Это достаточно жесткие рамки. Не каждый работодатель держит кадровый отдел, которому можно было бы сразу поручить это дело. А значит он сам или бухгалтер должны ставить эту задачу превыше остальных. Да, не спорю — это приведет к более организованному процессу приема и увольнения сотрудников, но все же — ну может хотя бы раз в неделю, месяц?! Это нововведение ждет нас с 01.01.2021 года. Штрафы пока не обозначены, будем надеяться, что они не будут высокими… хотя бы в переходный период.
- Ведение двойной работы — если сотрудник напишет заявление о ведении бумажной версии ТК, то мы также будем ее хранить и заполнять, наряду с ЭТК.
- Изменение нормативных актов, коллективных договоров, создание соглашений и т.п. — всех документов, в которых упоминается трудовая книжка. Это, конечно, разовая работа, но все же доставляет неудобства.
- Если сотрудник при приеме на работу не принесет трудовую книжку, а в сведениях ЭТК не будет ранних периодов — это также будет головной проблемой работодателя. Нужно будет или просить ТК, в которой можно будет увидеть причины увольнений, периоды работы и т.п. или делать выбор о приеме без этих сведений. Так же при начислении больничных необходимо будет просить у работника подтвердить стаж, тогда как по трудовой бухгалтер в любой момент самостоятельно мог его рассчитать.
Подготовка проекта приказа о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде
В нормативных правовых актах нет прямой обязанности для работодателей издавать такой приказ. Однако в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели в целях реализации новых норм Трудового кодекса РФ принимают локальные нормативные акты (при необходимости). Приказ о порядке перехода на формирование сведений о трудовой деятельности позволяет определить ответственных за все мероприятия, которые необходимо провести работодателям в 2020 году. Это важный управленческий документ, который позволяет распределить обязанности между исполнителями и контролировать сроки исполнения необходимых мероприятий.
Приказ разрабатывается в произвольной форме. Главное в нем — определить ответственных за каждое мероприятие по переходу на электронное формирование сведений о трудовой деятельности работников и сроки реализации мероприятий.
В правилах внутреннего трудового распорядка отражается следующая информация:
- особенности приема на работу;
- правила увольнения сотрудников;
- режим работы и время отдыха;
- права и обязанности сотрудников;
- права и обязанности работодателя;
- ответственность за нарушение договора;
- меры поощрения и взыскания и др.
В документе могут содержаться и другие сведения, касающиеся рабочего процесса. В Трудовом кодексе (ст. 190) оговаривается, что документ составляется и утверждается работодателем. Он должен быть согласован с представителем первичной профсоюзной организации или представительного органа от сотрудников.
Внесение корректив в документ не регулируется на законодательном уровне. Поэтому при составлении проекта следует ориентироваться на ст. 190 и ст. 372 ТК РФ.
Изменениями локального нормативного акта считаются:
- замена или исключение слов, чисел, предложений;
- внесение дополнительных сведений;
- новая редакция любого пункта или главы.
ГЛАВА 3 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ
21. Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки.
22. Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность. Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.
23. Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении. Общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании, общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании, специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании, профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании, среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании, высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием), диплома магистра.
24. Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в части второй пункта 23 настоящей Инструкции. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.
25. После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись. Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
ГЛАВА 7 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
51. Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и другое), со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя. При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность. В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.
52. В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».
53. В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.
Изменение правил внутреннего распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) являются документом, который обязательно должен быть у каждого работодателя. Это следует из положений статей 189-190 Трудового Кодекса РФ.
ПВРТ – это локально-нормативный акт, регулирующий трудовую дисциплину на предприятии. В нем отражены следующие стороны взаимодействия работника и работодателя:
- Графики работы, для различных категорий работников;
- График работы предприятия в целом;
- Время отдыха, которое установлено на предприятии и для отдельных категорий работников;
- Порядок привлечения работников к работе в праздничные и выходные дни;
- Порядок расследования дисциплинарных проступков;
- Виды и порядок применения дисциплинарных наказаний за совершенные проступки и т.д.
Этот список не исчерпывающий, полный перечень вопросов, которые вносятся в Правила внутреннего трудового распорядка, определяется работодателем.
При составлении этого локально-нормативного акта нужно руководствоваться следующим правилом: нельзя вносить положения, которые будут ухудшать положение работника, по сравнению с тем, которое у него должно быть по нормам Трудового Кодекса и прочих законодательных актов.