Счетные ошибки при начислении заработной платы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счетные ошибки при начислении заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.
Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочной признается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
При этом ст. 152 ТК РФ не устанавливает порядок определения минимального полуторного и двойного размера оплаты сверхурочной работы. Рассмотрим несколько вариантов.
Как отразить возврат денег в бухучете
Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.
Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:
Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.
Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:
Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.
Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:
- Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
- Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки
В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).
Как вернуть излишне выплаченную зарплату?
Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.
Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).
Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.
Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).
Когда бухгалтеры делают ошибки при начислении зарплаты
У работодателя может возникнуть вопрос: зарплата работника должна быть не меньше МРОТ с учетом процентных надбавок (районных коэффициентов) или без них? Попробуем разобраться.
Напомним, заработная плата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ)).
При этом базовый оклад (базовый должностной оклад), базовая ставка заработной платы – минимальные оклад (должностной оклад), ставка заработной платы работника государственного или муниципального учреждения, осуществляющего профессиональную деятельность по профессии рабочего или должности служащего, входящим в соответствующую профессиональную квалификационную группу, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 5 ст. 129 ТК РФ).
Вместе с тем ст. 133 ТК РФ установлено, что месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Оформление исправления ошибок бухгалтерского учета и отчетности
Исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета должны содержать (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):
- дату исправления;
- подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра и санкционирующих внесение исправлений (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации).
Оформление исправления ошибки производится бухгалтерской справкой (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в которой должны быть отражены все необходимые записи (исправительные, дополнительные проводки, события, явившиеся причиной ошибки, и др.). Справку составляют на основании документов, подтверждающих вновь выявленные обстоятельства или наличие ошибки, в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
В зависимости от ситуации исправления могут быть внесены:
- путем сторнирования (например, в случаях необоснованных записей в учете, завышения сумм по операциям и т.п.);
- путем внесения дополнительных проводок в случае доначисления не учтенных ранее сумм.
Информация о существенных ошибках бухгалтерского учета предшествующих отчетных периодов, исправленных в текущем, в обязательном порядке должна быть раскрыта в пояснениях к годовой отчетности (п. 15 ПБУ 22/2010). В пояснениях приводят сведения:
- о характере ошибки;
- о сумме корректировки по каждой статье отчетности (по каждому предшествующему отчетному периоду в той степени, в которой это практически осуществимо);
- о сумме корректировки по данным о базовой и разводненной прибыли (убытку) на акцию (если организация обязана раскрывать информацию о прибыли, приходящейся на одну акцию);
- о сумме корректировки вступительного сальдо самого раннего из представленных отчетных периодов.
Если определить влияние существенной ошибки бухгалтерского учета на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в отчетности, невозможно, то в пояснениях необходимо раскрыть причины этого, а также привести описание способа отражения исправления существенной ошибки и указать период, начиная с которого внесены исправления (п. 16 ПБУ 22/2010).
Какая ответственность грозит бухгалтеру за ошибки
Административная ответственность грозит бухгалтеру за грубые ошибки в учете, перечисленные в примечаниях к ст. 15.11 КоАП РФ:
- занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухучета;
- искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
- регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухучета в регистрах бухучета;
- ведение счетов бухучета вне применяемых регистров бухучета;
- составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучета;
- отсутствие у организации первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения.
За первое нарушение — штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Вместо штрафа бухгалтера могут дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).
Аналогичный штраф предусмотрен на неуплату страховых взносов. Если ошибка привела к крупной недоимке по налогам, инспекторы могут взыскать ее с бухгалтера и привлечь к уголовной ответственности. Этот риск возникнет, когда компания сама не способна погасить долг перед бюджетом (Постановление Конституционного Суда РФ от 08.12.2017 № 39-П).
Бухгалтер избежит административной ответственности, если он исказил показатели бухгалтерской отчетности по вине других лиц (Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ), а именно:
- отражал в учете первичные документы, которые искажали факты хозяйственной жизни, если такие документы составили другие лица;
- не отразил в учете факт хозяйственной жизни из-за того, что другие сотрудники не передали своевременно в бухгалтерию необходимые первичные документы.
- Совет начинающему бухгалтеру : ч тобы обезопасить себя, регистрируйте дату поступления опоздавших документов. Возьмите с сотрудника объяснительную о причине, по которой он вовремя не сдал документ в бухгалтерию.
Надеюсь, статья поможет вам избежать ошибок. Ставьте свои оценки под статьей — нам важно ваше мнение.
Работайте с удовольствием и все у вас получится!
Во-первых, при нарушении установленного срока работодатель обязан уплатить проценты в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ). Обязанность выплаты этой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Во-вторых, в случае такой задержки на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы (ч. 2 ст. 142 ТК РФ). Во время приостановления работы сотрудник может отсутствовать на рабочем месте.
В-третьих, в случаях, когда решение работника уволиться по собственной инициативе вызвано невозможностью продолжать работу в связи с нарушением работодателем трудового законодательства (например, из-за задержки выплаты зарплаты), работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). Он может быть равным одному дню, а не двум неделям, как установлено ч. 1 ст. 80 ТК РФ для обычных случаев.
Исправление ошибок в налоговом учете
Если бухгалтер обнаружил ошибку в декларации, то ее следует исправить и подать уточнения. Такое требование содержит ст. 81 НК РФ. Исправления вносят в том отчетном (налоговом) периоде, когда ошибка была совершена. Если такой период нельзя определить, то перерасчет налоговой базы и суммы налога нужно сделать в момент выявления ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Как правило, их находят уже после сдачи отчетности в налоговую инспекцию и истечения срока уплаты налога. В этом случае перед подачей уточненной декларации нужно вначале уплатить недостающую сумму налога и соответствующую сумму пеней. При выполнении данного условия организация освобождается от ответственности (п. 4 ст. 81 НК РФ).
Примечание. Перечислять недостающую сумму налога и пени нужно разными платежными поручениями, поскольку для уплаты налога и пеней предусмотрены разные КБК (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина России от 24.08.2007 N 74н).
После исправления ошибки может быть выявлено не занижение налога, а переплата. Как сказано в п. 1 ст. 81 НК РФ, в данной ситуации организация вправе подать уточнения. То есть речь идет именно о праве, а не об обязанности.
Наш совет: уточненную декларацию лучше подать. Иначе налоговые инспекторы не будут знать о переплате. Следовательно, учреждение не сможет ни вернуть ее, ни зачесть в счет будущих платежей.
Уточненную налоговую декларацию нужно заполнить на том бланке, который действовал в период совершения ошибки. Об этом говорится в п. 5 ст. 81 НК РФ.
Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты
В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.
Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.
В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.
Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.
Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.
Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.
Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:
- на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
- при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
- сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
- премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.
Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.
Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.
К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.
Как отразить возврат денег в бухучете
Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.
Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:
Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.
Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:
Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.
Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:
- Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
- Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
Решение проблем с неправильно начисленной зарплатой практически всегда ложится на плечи работника, особенно в случае с занижением зарплатных выплат.
Для работников, которые стремятся получить установленные законом суммы выплат, существует несколько вариантов для дальнейших действий:
- Мирный способ решения конфликта, при котором сотрудник обращается к работодателю с соответствующим заявлением и просьбой дать характеристику размеру полученной выплаты или осуществить перерасчет.
- Конфликтный способ, при котором решение проблемы осуществляется с привлечением дополнительных органов воздействия и контроля.
Зачастую конфликтный способ решения проблем с неправильным расчетом зарплаты влечет за собой увольнение недовольного сотрудника, так как работать в прежнем коллективе становится трудно.
Обратиться за защитой своих прав можно в следующие органы:
- Трудовая инспекция, занимающаяся непосредственной защитой трудовых прав работников.
- Прокуратура, в обязанности которой входит проверка и контроль за соблюдением норм трудового права в целом и правовых свобод сотрудников какой-либо организации.
- Судебные органы, позволяющие с помощью соответствующего обращения взыскать недоплаченные суммы, а также компенсацию морального вреда.
Особенности недоплаты отпускных
При формировании отпуска и выплат по нему учитываются некоторые обстоятельства, прямо влияющие на размер отпускных. Предоставление средств на оплату отпуска исчисляется посредством привлечения:
- заявления сотрудника, который собирается на отдых;
- подписания заявления и формирования соответствующего приказа работодателем;
- расчета отпускных бухгалтерией, с учетом фактически отработанного времени за предыдущий период.
Средства на отпуск предоставляются не позднее трех дней до начала отдыха. При существенном и необоснованном занижении выплат недовольный сотрудник организации может обратиться:
- В трудовую инспекцию, которая осуществит проверку правомерности назначения.
- В судебные органы, если работодатель не желает выплачивать установленную сумму мирно.
Счетные и несчетные ошибки при начислении и выплате заработной платы
Все ошибки можно подразделить на счетные и несчетные. От того, какого именно вида допущена ошибка, зависит схема возврата некорректных сумм.
Точного определения счетной ошибки в законодательных актах нет. Однако есть определение Верховного суда №59-В11-17 от 20.01.2012 года, где говорится о счетных ошибках. Исходя из логики, ошибки, допущенные при математических расчетах, будут являться счетными.
Примером такой ошибки может служить ситуация, когда бухгалтер при подсчете общей суммы, которую требуется выплатить сотруднику, ошибается в цифре и результат получается искаженным.
Технический сбой тоже может быть признан счетной ошибкой, при наличии заключения специалиста. Некорректное применение законодательных норм к категории счетных ошибок не относится.
Несчетные ошибки – это те, которые совершены по невнимательности, незнанию или со злым умыслом. Они никак не связаны с математическими вычислениями. К таким ошибкам могут относиться:
- Перечисление заработка за один и тот же период несколько раз
- Неверный расчет стажа для пособий
- Некорректное применение вычетов по НДФЛ
- Неправильный расчет среднего заработка и прочие подобные ситуации
Ошибки и вопросы по теме
Вопрос
В случае, когда сумму переплаты вернуть не представляется возможным, можно ли взыскать эти средства с виновного бухгалтера?
Ущерб, который нанесен организации – работодателю регулируется статьей 248 ТК РФ. В этой ситуации определяющим фактором является наличие договора о материальной ответственности. Если размер ущерба определен и он не превышает среднемесячный заработок виновника, то сумма удерживается на основании приказ руководства. Если величина ущерба превысит среднемесячный доход или будет пропущен срок взыскания, то получить его можно либо с согласия работника, либо через суд.
Ошибка
Бухгалтер совершила ошибку при начислении отпускных выплат работнику. Позднее ошибка была обнаружена, работник дал свое согласие на возврат переплаченной ему суммы. Удержание было произведено при выплате ближайшей зарплаты, в полной сумме, что составило более 20% выплаченных средств. Такие действия неправомерны и ошибочны, поскольку максимальный процент удержания в таком случае составляет 20%.
При расчете заработной платы и связанных с ней выплат бухгалтер должен быть очень внимателен. При ошибочной выплате работнику излишних сумм вернуть их бывает достаточно сложно, а в некоторых случаях невозможно, при этом бухгалтер лично может быть наказан рублем. Тем не менее, при возникновении подобной ситуации добросовестный работник, заинтересованный в поддержании нормальных отношений с работодателем не захочет пойти на конфликт и компромисс между сторонами будет достигнут.
Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.
Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.
Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.
При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.
Техническое нарушение может возникнуть из-за:
- неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
- оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
- некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
- применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.
Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.