Первичная документация по учету кадров и заработной плате
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичная документация по учету кадров и заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?
Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.
Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.
СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.
Документы кадрового учёта
Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки;
- приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
- штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
- графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
- командировочные документы;
- табели по учёту рабочего времени работников;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист;
- согласие на обработку персональных данных и др.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
- Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
- Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
- Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
- За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.
Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.
Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.
Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?
В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета, позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.
Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.
Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.
Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?
Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:
- документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
- оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
- учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
- мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
- сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
- разработка механизма поощрения и взыскания;
- составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
- формирование трудового стажа;
- своевременный отбор документации для архива и его оформление.
Кадровое делопроизводство представляет определённую сложность даже в организациях с маленьким штатом работников, а в крупных компаниях кадровый учет требует повышенного внимания.
Что представляет собой кадровый учет? Это работа кадровой службы организации по упорядочению и систематизации документов, связанных с оформлением трудовых отношений, заполнению бланков строгой отчетности, предусмотренных законодательством.
Кадровый учет можно начинать вести с нуля в случае создания новой организации. В компаниях, существующих на протяжении десятилетий, архив кадровой службы может сравниться с объемом финансовой и бухгалтерской документации.
С чего начинать кадровый учет? На какие нюансы стоит обратить внимание в первую очередь?
Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего формы № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Рассмотрим некоторые особенности заполнения этой формы.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Укажем некоторые особенности заполнения данной формы по сравнению с формой № Т-2.
В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412.
В п. 8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)).
Основные направления кадрового делопроизводства
К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.
Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:
-
разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
-
оформление кадровых приказов;
-
заполнение трудовых книжек;
-
ведение личных дел и пр.
2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:
-
Положения об оплате труда;
-
Правил внутреннего трудового распорядка;
-
Положения о персонале;
-
Положения о премировании и иных поощрениях
-
Положения о материальной ответственности работников;
-
Положения о коммерческой тайне;
-
Положение об отпусках;
-
Положение о командировках;
-
Положение о структурных подразделениях;
-
Положения о защите персональных данных работника и пр.;