Сроки хранения отдельных видов документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отдельных видов документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Что делать с документами при ликвидации компании

В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:

• документы по личному составу организации;
• документы, сроки временного хранения которых не истекли;
• документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Автоматизированная система хранения документов

В настоящее время все большее количество организаций внедряет у себя комплексы автоматизации делопроизводственных процессов. Компьютеры с установленными на них соответствующими программными комплексами используются не только для учета данных, но и для оптимизации самого широкого спектра офисных задач.

Проблемы, традиционно считавшиеся в классическом делопроизводстве рутинными, в настоящее время подвергаются автоматизации. Например, большой сложностью отличается процесс прохождения официальной бумаги по заданному маршруту, в котором принимает участие сразу большое количество сотрудников разных подразделений. Здесь велико влияние человеческого фактора: отсутствие одного сотрудника на рабочем месте может затормозить весь процесс, новые работники должны потратить время на освоение правил документооборота, документ часто по ошибке или невнимательности попадает не в тот отдел, правила согласования нарушаются.

Компьютерная система обработки документов позволяет снизить влияние человеческого фактора и решить проблемы, перечисленные выше, а также ряд других: проблему несанкционированного доступа, проблемы поиска и потери данных и даже практически свести к нулю расходы на уничтожение документов.

Как уже отмечалось выше, использование данного комплекса не ограничивается исключительно функцией хранения файлов, его возможности гораздо шире — он помогает решить многие организационные вопросы, например, согласование и утверждение рабочих процессов, обеспечить поиск нужных данных и разграничить доступ к документации. Благодаря внедрению и использованию компьютерных комплексов обработки документации значительно ускоряются следующие процессы:

Постановка задачи работнику;

Отслеживание процесса выполнения задачи и контроль сроков.

Получение информации от работников;

Осуществление параллельной и последовательной работы с документацией;

Транспортировка данных между подразделениями;

Введение протокола работы (истории изменений).

Автоматизация систем хранения дает возможность централизованного управления маршрутами прохождения входящей документации и оперативной обработки данных. Каждый этап следования документа может быть детально изучен с помощью отчетов о времени прохождения файла на этом участке. Данный подход облегчает выявление слабых мест в процессе делопроизводства.

Преимущества автоматизации обработки деловых бумаг неоспоримы. Экономический эффект такого подхода обусловлен не только увеличением скорости обработки данных, но снижением затрат на расходные материалы, сохранение и утилизацию деловой документации.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Суть и цели временного хранения таможенных товаров

Временное хранение товаров предполагает размещение импортируемых грузов на специально предусмотренных для этих целей площадках. Это можно делать еще до начала процедур таможенного оформления, т.е. без уплаты таможенных пошлин.

Необходимость временного хранения товаров обусловлена следующими потребностями:

• Обеспечить сохранность и безопасность груза;
• Дать возможность подготовить недостающие документы, в том числе таможенные декларации;
• Избежать несанкционированного доступа к грузу третьих лиц;
• Гарантировать сохранение груза в неизменном состоянии до прохождения таможенного оформления;
• Предоставить доступ сотрудникам соответствующих служб для проведения необходимых процедур по досмотру, оценке или экспертизе товаров.

Главная цель помещения импортируемого груза на временное хранение – это обеспечить его полную сохранность и неизменность до начала процедуры таможенной очистки. Для этого в качестве места размещения используются склады временного хранения (СВХ) или таможенные склады.

Различия между СВХ и таможенным складом

Склад временного хранения товаров представляет собой комплекс зданий или площадку, которые оформлены в соответствии с требованиями законодательства. На СВХ должны быть созданы все условия для надлежащего хранения разных групп товаров и при этом обеспечена их сохранность и безопасность.

Отличие таможенного склада от СВХ в том, что это не только специально оборудованные помещения и территория, но и таможенная процедура. Кроме того, на складах временного хранения существуют серьезные ограничения на любые манипуляции с товаров. Владелец груза имеет право только осматривать товар, замерять его вес и другие физические параметры. Запрещено передавать право на груз третьим лицам, а ряд действий разрешен только с разрешения таможенного органа – взятие образцов, подготовка к отправке и т.д.

На таможенном складе количество разрешенных манипуляций гораздо больше. Владелец имеет право проводить предпродажную подготовку товара и даже продать его. Главное условие – груз не должен поменять свой код ТН ВЭД.

Также СВХ и таможенный склад отличаются временем хранения товара. На СВХ хранить груз можно до 2-х месяцев (с продлением до 4-х – по указанию таможни). Максимальный срок размещения груза на таможенном складе – 3 года.

Выдача разрешения на временное хранение товаров в иных

Тема 2.3.Временное хранение товаров

Положения о временном хранении товаров закреплены главой 25 ТК ТС и главой 23 311 – ФЗ.

Временное хранение относится к таможенным операциям, предшествующим подаче таможенной декларации и направлено на обеспечение соблюдения таможенного законодательства Таможенного союза на период хранения иностранных товаров до их выпуска таможенным органом.

Временное хранение призвано обеспечить правильное декларирование товаров, исключить возможность подмены товаров, занижения их количества, декларирования товаров не под своим наименованием и т.п.

В соответствии со статьей 167 ТК ТС временное хранение товаров — хранение иностранныхтоваров под таможенным контролем в местах временного хранения до их выпуска таможенным органом в соответствии с заявленной таможенной процедурой либо до совершения иных действий, предусмотренных таможенным законодательством Таможенного союза, без уплаты таможенных пошлин, налогов.

Временное хранение товаров не применяется в отношении товаров, перемещаемых трубопроводным транспортом и по линиям электропередачи, а также в иных случаях, предусмотренных таможенным законодательством Таможенного союза.

Лица, обладающие полномочиями в отношении товаров, или их представители не вправе пользоваться товарами, находящимися на временном хранении, в том числе вывозить с территории места временного хранения до их выпуска в соответствии с заявленной таможенной процедурой либо совершения иных действий, предусмотренных ТК ТС.

Временное хранение позволяет участнику внешнеэкономической деятельности в течение установленного срока подготовить необходимые документы и сведения, а также произвести декларирование товара.

Доступный период для размещения

Срок временного хранения импортируемых товаров на складе исчисляется со дня регистрации в системе таможенной процедуры и сопутствующих справок, которые были ранее согласованы, и составляет 2 месяца. Отдельные категории вещей допустимо складировать на меньшее время, при этом подробный перечень утверждается в Комиссии ТС. Продление максимально допустимого периода до полугода предусмотрено для багажа пассажиров авиалиний, который не был получен сразу после авиаперелета.

Еще одна возможность увеличения до 16 недель или, наоборот, сокращения длительности допустимо по личному требованию. Соответствующее заявление оформляют на имя начальника контрольной службы с указанием точного срока и причины. При этом важно оформить такие документы до истечения максимального периода. Сама процедура быстрая и до момента регистрации новой даты в системе требуется не более 1 суток.

В случае принудительного оформления товарохранения со стороны представителей таможни, то предельная продолжительность выделения такого места для пользования будет больше, чем при стандартном. Если сбережение требуется для вещей, которые были успешно оформлены, то предельная продолжительность будет всего 2 дня.

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

• архивохранилище;
• помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
• помещение для использования бумаг, например читальный зал;
• кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

• вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
• противопожарной системой;
• решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

• выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
• в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
• ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
• сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

Требования к обустройству, оборудованию и месту расположения складов временного хранения

Согласно статьи 168 ТКТС места временного хранения должны отвечать требованиям по их расположению, обустройству и оборудованию, установленным законодательством государств — членов Таможенного союза Таможенный кодекс Таможенного союза: текст с изм. и доп. на Т17 2011 г. — М.: Эксмо, 2011. — 132с., ст — 168..

В соответствии с приказом ФТС России от 19 августа 2014 г. № 1600 «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза» утверждены обязательные требования к обустройству, оборудованию и месту расположения СВХ Приказ Федеральной таможенной службы (ФТС России) от 19 августа 2014 г. № 1600 г. Москва. «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза»..

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Похожие записи:

• Единый налоговый счет: как платить налоги и взносы в 2023 году
• Какую госпошлину в 2023 году надо платить при разводе в суде и ЗАГСе
• Все пособия на третьего ребенка в 2023 году Челябинская область