Инструкция по заполнению универсального передаточного документа УПД
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению универсального передаточного документа УПД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:
- 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
- 1а — наименование товаров, работ или услуг;
- 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
- 11 — номер партии прослеживаемого товара;
- 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
- 12а — условное обозначение количественной единицы;
- 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.
Особые затруднения вызывает глава 5а.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?
Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2». Делайте это с учетом общих требований к первичным документам (ст. 9 Закона о бухучете) и рекомендаций ФНС России (приложения 3, 4 к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
В УПД со статусом «2» вы можете указать только реквизиты, которые обязательны для первичного документа, либо внести все необходимые данные для продавца или покупателя. Если для полного и правильного отражения операций вам требуются дополнительные реквизиты, вы можете включить их в форму УПД (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Образец заполнения УПД со статусом «2»
Как продавец заполняет УПД со статусом «2»?
Продавец в УПД со статусом «2» заполняет строки (1)‒(7) и [8]‒[14], а также графы А‒11 с учетом возможной перенумерации. Номера соответствующих строк, граф в вашем УПД могут отличаться от указанных. Заполнение некоторых строк и граф является обязательным, а некоторых ‒ на усмотрение продавца. Разобраться в правилах поможет таблица ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Правила заполнения УПД со статусом «2»
|
Наименование поля или строки |
Комментарий по заполнению |
|
Шапка УПД |
|
|
Строка (1) |
Укажите порядковый номер документа и дату его составления. |
|
Строка (1а) |
Заполняйте, только если вы исправляете УПД путем составления нового документа. Укажите порядковый номер исправления и дату, когда составляете исправленный экземпляр. В остальных случаях в строке (1а) можете поставить прочерк. |
|
Строки (2), (2а), (2б) |
Укажите соответственно свое наименование, адрес, ИНН и КПП. |
|
Строки (3) и (4) |
Заполняйте в УПД на отгрузку товаров: укажите наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Если грузоотправитель вы, в строке 3 можете указать «он же». В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) можете поставить прочерки. |
|
Строка (5) |
Не заполняйте или можете поставить прочерк. |
|
Строка (6), (6а), (6б) |
Укажите соответственно наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя. |
|
Строка (7) |
Укажите наименование и код валюты, в которой выражена денежная оценка ваших товаров, работ, услуг. |
|
Если комитент (принципал) передает товар комиссионеру (агенту) для продажи, не заполняйте строки (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б), но в строке [8] укажите данные договора. Если реализуете товары, работы, услуги по госконтракту, для удобства можно указать его идентификатор. В действующей форме счета-фактуры для этого предусмотрена строка (8). Поэтому можете ее добавить в УПД. |
|
|
Табличная часть УПД |
|
|
Графа А |
Укажите порядковый номер записи. Заполнять графу необязательно, информация приводится для удобства. |
|
Графа Б |
Проставьте артикул или любое обозначение для идентификации товаров, а для работ или услуг ‒ код по ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора. Если для идентификации товара вам нужен код по ТН ВЭД ЕАЭС, можете дополнить УПД графой 1б, она предусмотрена действующей формой счета-фактуры. |
|
Графа 1 |
Укажите наименование товаров, работ, услуг, которые вы реализуете. |
|
Графа 2 и 2а |
Проставьте код и условное обозначение единицы измерения. |
|
Графа 3 |
Укажите количество или объем отгруженной продукции. |
|
Графа 4 |
Проставьте цену, тариф за единицу продукции без НДС. |
|
Графа 5 |
Укажите общую стоимость товаров, работ, услуг без НДС. |
|
Графа 8 |
Укажите сумму НДС или поставьте прочерк, если НДС по операции вы не начисляете. |
|
Графа 9 |
Укажите итоговую стоимость товаров, работ, услуг независимо от того, есть или нет НДС. Если налога нет, значения будут совпадать с графой 5. |
|
Графы 6, 7, 10, 10а и 11 |
Не заполняйте или поставьте прочерки. Это реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Укажите количество листов в документе. |
|
Заключительная часть УПД |
|
|
Строка [8] |
Перечислите основания для вашей операции: реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п. |
|
Строка [9] |
Заполняйте, если доставляете груз покупателю сами или привлекаете перевозчика. Можете указать здесь любую уточняющую информацию о перевозке, например реквизиты документов (транспортной накладной, путевого листа, поручения экспедитору), количество мест груза, базис поставки по Инкотермс для внешнеэкономических контрактов и т. п. |
|
Строка [10] |
Укажите должность лица, ответственного за отгрузку товаров, передачу результатов работ, услуг. Например, это может быть кладовщик, главный инженер, руководитель производственного подразделения, непосредственно выполнявший работы. Впишите его фамилию, инициалы, попросите расписаться. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы указать нужно. |
|
Строка [11] |
Проставьте фактическую дату отгрузки товара, передачи работ, услуг. Эта дата, как правило, должна совпадать с датой, указанной в строке (1), поскольку первичный учетный документ вы составляете при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно ‒ сразу по его окончании. |
|
Строка [12] |
Предназначена для дополнительной информации об исполнении сделки. Заполнять ее необязательно. Но для удобства можете перечислить здесь приложения к УПД, если они есть, или указать любые иные нужные вам сведения. |
|
Строка [13] |
Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию с инициалами, подпись. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить. Укажите только его должность, фамилию и инициалы. |
|
Строка [14] |
Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе вы проставите печать, на которой имеется ваше полное наименование. Если от имени продавца документ составляет другое лицо, например посредник, то в строке [14] указывают его данные. |
|
Печать |
Можно не ставить. Это необязательный реквизит. |
Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре
Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).
Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.
Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.
Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.
Варианты использования УПД
Существует два варианта применения УПД:
-
вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.
-
вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.
Правила и образец заполнения УПД
Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:
|
Строка, показатель |
Пояснение |
|---|---|
|
Статус |
Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Не забываем про нововведения — добавляем строку 5а в УПД со статусом «1». Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2». |
|
Строки с 2 по 7 |
Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль). |
|
Табличная часть |
Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ. |
|
Подписи ответственных лиц |
Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности. |
|
Документ-основание |
Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка. |
|
Подписи исполнителя и заказчика |
Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии). |
В табличной части нужно последовательно заполнить графы:
— Наименование — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
— ТН ВЭД (Код вида товара) — заполняется компаниями, которые поставляют товары в страны ЕАЭС — Белоруссию, Армению, Казахстан, Киргизию. Код вида товара указывается в соответствии с единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если компания не занимается такими поставками, поле заполнять не нужно.
— Единицы измерения (код и условное обозначение) — выбирается в соответствии с разделами 1 и 2 ОКЕИ Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ); при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Количество — количество или объем поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Цена за единицу — цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту). Указывается с НДС или без НДС в зависимости от того, какое значение выбрано в поле «Расчет НДС»; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Сумма — стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав — рассчитывается автоматически.
— Артикул — артикул в отношении товаров; код видов деятельности по ОКВЭД и ОКУН, в рамках которых выполняются работы и услуги. Этот реквизит не является обязательным.
— Страна (код и краткое наименование) — заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация, выбираются в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира.
— № ГТД — регистрационный номер государственной таможенной декларации, заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.
Стоимостные показатели указываются в валюте, заявленной в поле «Валюта документа», при этом данные можно не округлять, применяя копейки, центы и т.п.
В поле «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» внесите информацию, которая определяет возникающие отношения сторон (реквизиты договоров, поручений, соглашений).
В поле «Данные о транспортировке и грузе» укажите реквизиты транспортных документов (путевого листа, товарно-транспортной накладной) и прочей уточняющей информации о перевозке.
В разделе «Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за отгрузку товаров или сдачу услуг, работ.
В разделе «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за правильность оформления операции.
В поле «Иные сведения об отгрузке, передаче» можно привести информацию, которая сопутствует передаче: данные о паспортах, сертификатах, отчет с описанием работ или услуг, о количестве и виде других документов, являющихся приложениями к УПД.
В поле «Составитель документа» выберите нужное значение. Здесь указываются экономические субъекты, которые составили УПД со стороны продавца и покупателя. Могут быть внесены сведения о лице, которое ведет бухгалтерский учет на основании договора.
Что такое универсальный передаточный документ? Назначение и форма заполнения УПД
Универсальный передаточный документ — это документ, который выставляется при передаче услуг, работ, имущественных прав или отгрузке товара и объединяет счет-фактуру и передаточные документы (акты, товарные накладные и т. д.). Форма УПД разработана ФНС России (Приложение 1 к Письму ФНС от 21.10.2013г.
№ ММВ-20-3/96). В документе присутствует три вида реквизитов:
реквизиты универсального передаточного документа;
реквизиты первичного учетного документа;
Форма документа рекомендованная — ее допускается дорабатывать, добавляя необходимые столбцы и графы. Удалять же реквизиты из бланка нельзя.
УПД не является обязательным документом. Организации и предприниматели вправе использовать его или придерживаться, привычных правил оформления первичной документации и выписывать счета-фактуры и передаточные документы по отдельности. Применение универсального передаточного документа упрощает и ускоряет процесс первичного документооборота, налогового и бухгалтерского учета, снижает риск ошибок, ведь вместо двух документов оформляется только один.
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:
- 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
- 1а — наименование товаров, работ или услуг;
- 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
- 11 — номер партии прослеживаемого товара;
- 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
- 12а — условное обозначение количественной единицы;
- 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.
Особые затруднения вызывает глава 5а.
Как заполнить с учетом новых правил
Если и счет-фактура, и первичный передаточный документ заменяются конкретной организацией на универсальный передаточный документ, то этот УПД всегда получает статус первичного (т.е. статус 1).
В рамках этого подхода все детали UDP должны быть заполнены. Как вы знаете, этот документ содержит необходимые элементы первичного передаточного документа (как определено в статье 9 Закона №402-ФЗ от 12 июня 2011 года) и все обязательные данные счета-фактуры (регламентированные статьей 169, пункт 5 Налогового кодекса).
Если форма используется только как первичный документ, то ОДП получает статус вторичного (режим IE 2). Это не означает обязательного выполнения всех элементов. В этом случае нужные строки в счете-фактуре останутся пустыми.
Если необходимо заполнить раздел «Сведения о цене», он должен быть заполнен в соответствии с правилами, регулирующими счета-фактуры.
ЭЭС подписывается директором и главным бухгалтером продавца (варианта, компании-исполнителя), а также сотрудником, ответственным за передачу/получение ценностей (проектов, услуг) этой компании.
Кроме того, его подписывает сотрудник, ответственный за правильность сделки — как перед продавцом (исполнителем), так и перед покупателем (заказчиком).
Поэтому новая форма УПД от 01. 07. 2021 года должна включать обязательные пункты, необходимые для счета-фактуры — 5А «документ поставки». Также, согласно постановлению Правительства РФ.534 от 02. 04. 2021 г. (относительно изменений в счете-фактуре), необходимо уведомлять об определенных полях.
В этом документе подробно описаны поправки к форме, новые данные, созданные в контексте, и изменения в УПД с 1 июля 2021 года.
- 1 — Линия серийных номеров с товарами, работами и услугами, в
- 1 ок.
- 1B — код товара, который должен быть указан при вывозе товара на территорию ЕАЭС за пределы России; и
- 11-Количество идентифицированных партий товаров; и
- 12-код количественной единицы контролируемого товара,.
- 12a-Название количественной единицы; и
- 13 — количество обнаруживаемого товара в соответствующей единице.
Глава 5 является особенно проблематичной.
Правила заполнения бланка универсального передаточного документа
В 2021 году УПД будет осуществляться, как и прежде, в соответствии с действующими правилами передачи товаров и передачи работ и услуг.
Большинство форм UPD идентичны счетам-фактурам, накладным или формам декларации комплексного задания. Однако некоторые поля формы, относящиеся к деталям самой Универсальной передачи, могут вызвать затруднения. Используйте рекомендации.
Дата UDP. Универсальный передаточный документ имеет три даты: дата документа (строка 1), дата акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товара или принятия проекта/услуги (строка 16).
Статус UDD. Статус 1, если универсальный передаточный документ выполняет функцию счета-фактуры; в этом случае строка 7, графы 6, 7, 10, 10а и 11; и эти строки и графы не дополняются.
Номер UDP. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счета-фактуры; универсальные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичного документа. пронумерованы в хронологическом порядке.
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.